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病院・福祉施設向け安否確認システムについて 使用方法・メリットを紹介

公開 カテゴリー: BCPに関するコラム

 

地震や水害などさまざまな災害に見舞われる昨今、緊急時の企業の備えが重要視されています。災害やパンデミックが起きた際に最も重要なのは「どれだけ早く職員の安否や状況を把握できるか」です。

 

昨今では、BCP(事業継続計画)対策の一環として緊急時に職員やその家族の情報を収集・共有する連絡ツール、つまり「安否確認システム」を導入する企業が増えています。しかし、緊急時の医療施設においては、単に機能を回復させるだけではなく、災害による新たな傷病者の対応を行う必要があります。平時以上の機能を維持するためには、緊急時に直感的に操作できるよう、普段の業務にも馴染みやすいシステムの導入が必要です。今回は、病院や福祉施設のBCP対策における安否確認システムの必要性や使用方法、導入時のメリットを紹介します。

 

病院・福祉施設においてBCP対策は必須

 

「BCP(事業継続計画)対策」とは、災害やパンデミックなどの緊急時、事業活動の落ち込みを最小限にし、早期復旧を目的とするための計画書です。病院や福祉施設で災害が起きた場合、建物や設備が損壊したりインフラが停止したりする恐れがあるため、患者や利用者に普段通りのサービス提供が難しくなります。さらに、患者や利用者の怪我の手当てなど、イレギュラーな業務が発生し人手が足りなくなる事態も考えられます。

一般的な企業と違い、病院や福祉施設で提供しているのは生命維持に必要なサービスです。つまり、病院や福祉施設でサービス提供ができなくなることは患者や利用者の命に支障をきたすといっても過言ではありません。また、災害時においては平時の業務に加え、傷病者の看護や被災者の心身ケアも求められます。これらの理由から、病院や福祉施設では災害時の備えとなるBCP対策が必須です。

 

安否確認システムをBCP対策として備えよう

 

 

災害やパンデミックなどの緊急時において、最初に必要なのは管理者が職員の安否と被害の状況を把握することです。職員の被害状況がわからなければ的確な復旧指示が出せず、患者や利用者への対応も遅れてしまいます。とはいえ、安否確認に必要な全職員のメールアドレスを収集したり、ひとりひとりにメールや電話をして安否確認をしたりする作業は管理者の負担が大きいのではないでしょうか。

 

そこでおすすめなのが安否確認システムの導入です。安否確認システムを導入すると、職員に一括で安否確認メッセージを配信できます。メッセージを受けた職員が自身の安否状況を回答することで、管理者は職員の被害状況を把握し、状況に応じた指示が出せる仕組みです。必要な情報をいち早く共有し、参集可能な職員が何人いるのかを把握することが病院や福祉施設のBCPにおいては重要です。

 

病院・福祉施設における安否確認システムの活用方法

 

 

病院や福祉施設では緊急時に優先する事業や業務の優先順位を決めたり、ライフラインが止まったときの対応を考えたりするBCP対策のほか、ハザードマップを確認し、考えられるリスクや現状の課題を認識する必要があります。しかし、緊急時に最も重要なのは職員の安否確認と参集できる人数の把握を早急に行うことです。そのため、多くの病院や福祉施設は、BCP対策として安否確認システムを導入しています。

 

安否確認システムには、緊急時に管理者が手動で安否確認メッセージを送るサービスはもちろん、気象庁が発表した地震情報や気象情報に応じて、自動でメッセージを配信するサービスもあります。以下で、安否確認システムの便利な機能や病院や福祉施設におけるシステムの活用方法を詳しく紹介します。

 

自由度が高い「手動配信機能」

安否確認システムの手動配信機能とは、その名の通り手動でメッセージを配信するものです。管理者は自由にメッセージを作成し、職員に配信できます。緊急時、管理者が安否確認メッセージを送り、職員が自分の被害状況を返信することで被害の大きさや現状を把握するためのシステムです。

 

手動配信機能は自由度が高いため、普段から職員同士や患者、患者家族への連絡手段として活用している病院や福祉施設もあります。手動配信機能のアンケート機能を使えば、職員の連絡網として使うことも可能です。宛先は「全体」だけでなく「所属別」や「拠点別」のように選択でき、必要な人に必要なメッセージを配信できます。

 

さらに、管理者があらかじめメッセージを作成しておけば、簡単に配信できるテンプレート機能も便利です。過去に送信したメッセージを再度送れる文章引用機能もあるため、管理者の手を煩わせません。作成したメッセージの配信日時を指定できる予約機能もあり、通常業務を円滑化するツールとして活用できます。

 

地震情報と連携「地震自動配信機能」

上記で紹介したような手動配信機能のほかに、気象庁からの地震情報と連携し、地震発生時に自動でメッセージを配信する「地震自動配信機能」もあります。これは、管理者があらかじめ安否確認メッセージを配信する基準となる最大震度や、発生エリアとなる都道府県・地域・市区町村を指定し、設定条件に合致した地震が起きたときに自動で職員に安否確認メッセージを配信する機能です。

 

地震発生時は電話回線がパンクする可能性も否定できません。クラウド型の安否確認システムなら、電話回線が混雑していてもメッセージの配信や回答が可能です。さらに、自動配信機能を利用すれば、たとえ管理者が被害を受けていても職員の安否確認ができます。

 

注意報や警報、特別警報と連携「気象自動配信機能」

「気象自動配信機能」は、気象庁から発令される注意報や警報、特別警報と連携し、自動で安否確認を配信するサービスです。あらかじめ管理者が配信基準となる注意報・警報・特別警報や、都道府県・地域・市区町村などの発生エリアを設定しておけば、自動で職員にメッセージを配信し安否確認を行います。

 

メッセージを受信した職員は電話回線が混雑していても、インターネット環境があれば詳しい気象情報を取得したり、安否確認の回答をしたりすることが可能です。職員の回答結果はシステムが自動集計するため、迅速に職員の状況を把握できます。

 

専用アプリで簡単にメッセージを送受信

安否確認システムのなかには、専用アプリを提供しているサービスがあります。職員一人ひとりにパソコンの支給がなくても、会社用の携帯電話端末や個人のスマートフォン、タブレットでメッセージを受信できます。個人情報を登録する必要がないうえ、登録した情報を管理者が見られないシステムになっているので登録後のトラブルも防げます。

 

一方、管理者側もアプリを使用して、勤務時間外や外出中に安否確認メッセージの送信ができます。あらかじめテンプレートを用意しておけば、緊急時にボタン1つでメッセージの送信が可能です。

 

情報交換に役立つ掲示板

安否確認システムには職員同士で情報を交換できる掲示板もあります。管理者が掲示板を立ち上げれば、職員同士で被害状況や災害情報などを投稿できるサービスです。ファイルのアップロードにも対応しているので、病院や福祉施設の様子や被害状況の写真を添付すればユーザー同士でより正確な情報を共有できます。

 

たとえば、災害発生時「2階の窓ガラスが割れているので注意してください」や「〇〇道路は通行止めになっています」などリアルタイムにユーザー同士が情報を交換することで、危険回避につながります。

 

位置情報を把握するGPS連携機能

安否確認システムには、携帯電話端末のGPS機能と連携して位置情報を収集する「GPS連携機能」もあります。管理者が安否確認メッセージを配信する際に、職員が持っている携帯電話端末の位置情報を要求できる機能です。職員が位置情報付きのメッセージを返信すると、管理者はGoogle Map上で職員の位置情報を確認できます。被害地域に職員が何人いるのか、勤め先の病院や福祉施設に参集できる職員は何人くらいかなどを把握し、二次連絡をするのに役立ちます。

 

安否確認システムは通常業務でも活用可能

 

安否確認システムと聞くと、災害被害などの緊急時にしか活用できないイメージをもつ人もいるかもしれません。しかし、安否確認システムは日常業務においても連絡網として活用可能です。緊急時は気が動転してシステムを使いこなせなかったといったことにならないよう、普段からシステムに慣れ親しんでおく必要があります。ここでは、病院や福祉施設の通常業務内で安否確認システムを活用する方法を紹介します。

 

デスクワークでない職員も日常連絡として業務効率化

業務連絡に社内メールを利用する企業は多いでしょう。しかし、病院や福祉施設の場合、働く職員の多くがデスクワークではないため、メールを確認する手段がありません。しかも、早番・遅番・夜勤など出勤時間もバラバラなので、情報を共有しづらい傾向があります。

 

安否確認システムの手動配信機能を使えば、日常の業務連絡を各携帯端末に送信でき、効率的な情報共有が可能です。メッセージの既読・未読の確認もできるため、ひとりひとりに必要な連絡を確実に届けられます。

 

シフト変更等の連絡で利用

安否確認システムのアンケート機能をシフトの作成や変更の連絡に利用している病院や福祉施設も多いです。あらかじめテンプレートを作成し日時を指定しておけば、毎月同様のメッセージを配信でき、管理者の手を煩わせません。アンケートの回答状況はシステムが自動集計するため、効率よくシフトの作成や調整ができます。

 

さらに、患者や患者家族に登録を促し、診療時間の変更や面会時のお知らせなどを配信している病院も少なくありません。メッセージの既読・未読を確認できるため、未読の場合は再度メッセージを送ったり、電話をしたりすることも可能です。伝え忘れなどの連絡ミスを防ぐメリットがあります。

 

掲示板機能で情報共有率が高い

掲示板機能は、災害情報の共有だけでなく、通常業務でも活用できるツールのひとつです。ユーザー同士が情報を投稿し合えるため、一方的にメッセージを受信するより情報の共有率が高いメリットがあります。コミュニケーションツールのひとつとして、掲示板を利用している病院や福祉施設も多いです。職員だけでなく管理者も情報交換に参加でき、円滑なコミュニケーションを実現します。

 

病院・福祉施設向け安否確認システムのまとめ

 

命を預かる現場である病院や福祉施設では、災害やパンデミックに備えるBCP(事業継続計画)対策が必須です。非常時において利用者のケアや傷病者の手当てに対応するためには、職員の安否確認を迅速に行わなくてはなりません。しかし、職員全員分のメールアドレスを収集したり、電話やメールで安否確認をしたりするのは管理者にとって大きな負担になります。

 

そこでおすすめなのが安否確認システムの導入です。安否確認システムを導入すれば、緊急時の安否確認がスムーズに行えます。参集できる職員の人数を把握しやすいため、早期復旧にも役立つはずです。

 

安否確認システムの導入を検討しているなら、日本で初めて安否確認アプリの特許を取得した緊急連絡網・安否確認システム「オクレンジャー」がおすすめです。運営開始当初から「お客様目線の使いやすさ」を追求し、さまざまな企業や病院、公官庁などが利用しています。10年以上の実績を誇り、国内外に複数サーバーを設置しているため、大規模災害が発生したとしても安否確認システムの役割を果たすことが可能です。

 

また高いセキュリティを確保し、情報漏えい等のリスクに配慮した運営をしているため、安心して利用できます。緊急時だけでなく、平常時にも使える便利な機能やオプションも豊富です。無料トライアルも実施しているので、まずはシステムをお試しいただき、導入をご検討ください。

記事監修

オクレンジャー

株式会社パスカルは法人向け安否確認システム「オクレンジャー」をご提供し、災害時の正確な安否確認と迅速な緊急連絡を実現しています。

システム開発における30年以上の実績と知見をもとに、使いやすく質の高いサービス提供を続け、140万人以上のお客様にご利用いただいております。企業、病院、官公庁など幅広い企業のBCP対策に貢献し、皆様の安全に貢献しております。

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