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安否確認とは?重要性や方法、安否確認システムについて解説

公開 カテゴリー: BCPに関するコラム


誰もが予想していなかった感染症などのパンデミックが流行したり、就業中に自然災害や事故などの緊急事態が発生したりと、従業員の身が危険にさらされてしまうことがあります。

地震や停電など予期せぬ事態が発生した場合、企業は従業員が無事であったかを速やかに確認し、安全な環境を確保する必要があります。いざという時のために、今から従業員の安否確認を行う体制を整備し、強化までしておきたいと考える担当者も多いでしょう。有事の際に素早く正確に安否確認をするため、重要なポイントを押さえておけば、いざという時にも適切に対応が可能です。

今回は安否確認の意義や方法、安否確認システムについて紹介します。

 

 

企業が行う安否確認とは

組織や従業員各自が安全に気を配って働いていても、自然災害や事故、感染症などの予期せぬ事態が発生する可能性はあります。特に日本では地震や台風、大雪などの災害が発生しやすい環境なので、より日ごろの対策が必要であるといえます。

一般的に安否確認とは、緊急事態において家族や親戚、生徒、従業員、高齢者など関係者の生存を確認し、さらに安全な状態が確保されているかを確かめる作業のことです。その中で、企業が行う安否確認は従業員を対象としたものです。事務所で内勤している人もいますが、営業職や現場作業者などのように従業員が外出している場合もあるでしょう。すべての従業員の所在地を把握し、怪我などの影響を受けていないか、各自の出勤が可能か、事業を続けることが可能かなどを正確かつ速やかに確認する必要があります。企業の方針によっては従業員の家族も安全であるかを確認することもあるでしょう。

自社の従業員やその家族の身の安全を確認することが最優先事項ですが、ライフラインに直結する業界の企業や医療機関など生命の維持に関係する組織では、事業継続が可能であるかを即時に判断をする必要があります。緊急対応が必要とされない企業では、危険を考慮して従業員の出社を控えさせるなどの検討が必要になるでしょう。

有事の際に決断を下し復旧のめどをつけるためにも従業員の安否確認をスムーズに行えるようにしておくことが必要不可欠です。

 

安否確認で把握すべきこと

安否確認は正確に素早く行う必要があります。ここでは企業が把握しなければならないことについて具体的に紹介します。

 

従業員と連絡が取れるか

従業員の安否確認では、例外なく全員と確実に連絡を取り安否を把握します。

企業としては1人でも漏れなく確認する必要があります。そのため、日頃から緊急連絡網や危機管理マニュアルをこまめに見直して更新したり、定期的に各自に配布したりすることが重要です。

スムーズに取りこぼしなく従業員の安否が把握できるように、連絡のつきやすい方法を設定しておきましょう。また電話が繋がらなくなった場合を想定して、電話以外の手段も追加しておくと役に立つことがあります。

 

従業員の家族の状況

企業によっては従業員の家族の安全状況も確認することがあります。本人が安全でも、家庭の状況によっては出社が困難になる場合があるためです。

従業員本人は無事でも、家族が危険にさらされていると精神的な苦痛やパニックに陥ることがあったり、家族の手当や看病が必要な場合もあったりします。

感染症の拡大の恐れがある場合は、同居する家族からの従業員への影響などはすぐに判断できないことがあります。このように企業の安否確認では人道的な観点と運営上の問題から、従業員だけでなく家族の状態を確認しサポートすることが推奨されます。

 

緊急時の対応ができる人材の把握

安否確認では事務所や部署、課、チームごとに担当者を設け、組織として素早く確認を取ることが重要です。

さらに対外的なコミュニケーションを担当する人やサーバーのダウンなどシステムの緊急事態に対応できる人などをあらかじめ決めておくと良いでしょう。また緊急時の担当者は、主担当がいなくても体制が機能するようにバックアップとして代わりに担当できる代役を指定しておく必要があります。

 

 

安否確認を使う上でのポイント

安否確認は正確に取りこぼしなく行わなければなりません。そのために、安否確認を行うツールとしてチャットツールやメール、電話などの社内で普段利用している連絡手段を使う方法があります。ツールを使ううえでポイントとなる点を確認しておきましょう。

 

連絡手段を1つに統一しておく

社内では日常的にチャットやメール、電話など複数のツールを用途に分けて使っている場合があります。緊急事態が発生した際には慌ただしくなり、手段が複数あると混乱につながる場合があります。バックアップとして複数の連絡手段を持っておくこと必要ですが、優先的に使うツール・システムを1つに絞っておくと良いでしょう。

例えば、特別な理由がない限りは電話で安否確認を行うことを決めておきます。数回電話をかけて繋がらない場合は、次にチャットツールを使い連絡をし、それでも返信の確認ができない場合はメールのやりとりをするといったマニュアルを作成しておきます。

このようなマニュアルを配布し日頃から周知徹底しておくことで、非常事態が起こったときも各自が迅速に判断し大勢で同じ対応ができるようになるでしょう。

 

報告する内容を明確にしておく

安否確認では、連絡する内容についてもあらかじめ決めておくことが重要です。

例えば本人の安否、家族の様子、出社可否や自宅待機の必要性、今後の連絡手段などが挙げられます。また怪我の有無の確認や同居家族に問題がないかなどは優先的に確認する事項です。交通機関に影響が出た場合の対応についてもあらかじめ方針や判断基準を決めておくと良いでしょう。

そして、連絡網に加えて企業からの連絡をどのように確認するべきかを決めておくことも大切です。イントラネットの掲示板の活用やチャットツールの緊急時連絡用グループの準備など、平常時から対策できることがあります。場合によってはPCやVPNでログインするのが難しいこともあるため、緊急時に限りプライベートの番号を使用するなど、対応を検討しておきましょう。

 

安否確認システムの導入

連絡方法の統一や対応マニュアルを整備するほかに、企業として安否確認システムを導入する方法もあります。災害時の対応をシステム化しておくと混乱やパニックを防ぎ、迅速かつ正確に安否確認を行うことができます。

 

安否確認システムとは

安否確認システムとは、地震・火災・風水害(台風・大雨)などの災害やテロなどの緊急事態やパンデミックなどの異常事態が起こった際に、確実に従業員やその家族の安否情報、状況を把握するためのシステムです。

社内で普段使っている回線にアクセスが集中した場合、繋がらなくなることも想定されます。連絡手段が絶たれれば、どれだけ緊急連絡網や防災マニュアルを決めて対策していてもうまく機能させることが格段に難しくなります。そのため、企業は安否確認に特化したシステムを持ち、災害時にも繋がりやすい緊急連絡手段を確保する必要があります。

正確な情報をスムーズに収集することができれば、復旧のための計画に集中することができます。そのため、安否確認システムは、緊急時に使いやすく、簡単な操作でスピーディに集計するものが望ましいでしょう。

 

安否確認システムを導入するメリット

安否確認システムの導入は企業にも従業員にもメリットをもたらします。

緊急時には安否確認の担当者自身が被災している可能性も想定しなければなりません。例えば怪我や病気などで身動きが取れず、すぐに安否確認作業に入れないことがあります。もし安否確認に特化したシステムを導入しておけば、情報が錯綜してパニックに陥るリスクを最小限に抑え、事業を早期復旧させるためにも役立つのです。

異常事態が発生した際に自動で安否確認メールが送信されれば、担当者が被災していても安否確認作業がすぐに始まります。拠点や部署ごとに安否報告が自動集計され、結果を素早く正確に確認することが可能です。また、安否情報を一元管理することで必要な作業を最小限に抑えられます。

そして安否確認システムを導入することで、従業員も簡単な操作で企業に安否報告ができます。手作業で緊急連絡網やマニュアルを作って対応する場合は、プライベートの連絡先を企業に開示する必要が生じ、誤って担当者以外に個人情報が知れ渡ってしまう、とリスクもあります。

自動の安否確認システムがあれば、企業にプライベートの連絡先を公開することなく緊急連絡を自宅で受信することが可能です。

 

安否確認システムを選ぶポイント

安否確認システムを選ぶ際には、安否確認を専門としている業者を選ぶことがおすすめです。

複数の業者を比較検討する際には、システムの使いやすさを確認しましょう。緊急時でも従業員が使い方に迷わずシンプルに操作できるかが重要です。管理者がボタン1つで一斉送信し、簡単に回答したりメッセージを送信したりできるものが良いでしょう。

また回答が集まった際の自動集計の見やすさも大切です。全体の被害状況をいち早く確認することで、事業復旧への見通しを立てることができます。


日本は自然災害が多く、個人や組織で気を付けていても防ぎようのない緊急事態が起こってしまうことがあります。そのような事態に備え、通常時に対策を検討することが大切です。

非常時にはなかなか冷静な判断ができない可能性があります。いつも使っている連絡手段が絶たれ、どうしたらよいか戸惑ってしまう方も多いでしょう。

安否確認システムは緊急時においてあらゆる状況下に対応できるよう、機能性や利便性に特化した連絡ツールです。災害に強いサーバーの確保やセキュリティ、情報管理の手軽さなど、電話やメールのような一般的な連絡手段にはないシステムが用意されています。企業のBCP対策や連絡網として、ぜひ導入をおすすめします。

記事監修

オクレンジャー

株式会社パスカルは法人向け安否確認システム「オクレンジャー」をご提供し、災害時の正確な安否確認と迅速な緊急連絡を実現しています。

システム開発における30年以上の実績と知見をもとに、使いやすく質の高いサービス提供を続け、140万人以上のお客様にご利用いただいております。企業、病院、官公庁など幅広い企業のBCP対策に貢献し、皆様の安全に貢献しております。

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