新型コロナウイルスに対する連絡網の活用方法は？知っておきたい企業の対策について

2020年は世界中で急速に新型コロナウイルスの感染が拡大し、日本の企業においてもさまざまな対応が求められました。従業員の体調管理を徹底するのはもちろんのこと、これまでとは異なる働き方を検討しなければならない状況になった企業も多いのではないでしょうか。

経験したことがないような事態を受け、どのように対策を取ればいいのか悩んでいる担当者も多いかもしれません。この記事では新型コロナウイルスに対する企業が取るべき対策とはどのようなものか、ポイントを詳しく解説します。
 

2020年の4月には全国を対象に緊急事態宣言が出され、外出の自粛要請や一部の企業に対する休業要請も呼びかけられました。5月に入って感染が落ち着きをみせたことにより宣言は解除されましたが、感染がゼロになることはありませんでした。

その後に再び感染が拡大し、厚生労働省の発表では2021年1月21日時点で国内の検査陽性者は34万5221人です。ワクチン接種の本格化と治療法の確立が待たれますが、完全に収束するまでにはまだ時間を要するかもしれません。

従業員は企業活動にとって欠かすことのできない大事な存在です。その従業員が次々に感染するような事態になれば、企業活動は立ち行かなくなるでしょう。企業には従業員を感染症から守り、感染症の発生が続く状況下でも的確に従業員の状況を把握できるシステムを整えておくことが求められています。

新型コロナウイルスのような未知の感染症が急速に拡大すれば企業も混乱に陥り、十分な対策を取れないことも考えられます。新型コロナウイルスに限らず不測の事態が発生したとき、素早く社内の状況を把握できる環境を整えておく必要があるでしょう。

そこで役に立つのが、緊急事態が発生したときに活用できるよう開発された安否確認システムです。新型コロナウイルスのような予期せぬパンデミックや大震災のような災害が発生した際、素早く社員の安否確認を行うことができます。

具体的には地震速報と連携させて安否確認のメッセージを自動で配信する機能や、従業員が携帯する端末のGPSと連携して安否確認に活用できる機能などがあります。この段落では安否確認システムの詳しい機能やメリットについて、以下で詳しく解説していきますので参考にしてください。

社員の体調の把握

パンデミック状況下では、社員とその家族の体調や状況を素早く確認しなければなりません。安否確認の方法としては電話やメールなどの手段が考えられますが、緊急時はキャリアの回線やメールサーバーへの接続が過多になり、システムがダウンすることも考えられます。安否確認システムであればそのような心配もなく、確実に連絡を取ることが可能です。

安否確認システムは緊急事態に考えられる状況を踏まえたうえで設計されているため、通信規制や障害などが発生する前に自動で安否確認のメールを送ることができます。たとえば地震発生や台風時の暴風警報、大雪警報のような気象庁が発表する情報に連携し、自動で素早く安否確認のメッセージを送信する機能が挙げられます。

個人情報の漏洩防止

社内での連絡手段において、個人情報の漏洩には気を配らなければなりません。特に新型コロナウイルスのような感染症によるパンデミック状況下では、本人に責任がないにもかかわらず、感染者が出たというだけで風評被害につながることもあります。

安否確認システムはクラウド型のものが多く、自社でシステムを構築したり管理したりする必要がありません。緊急時にはインターネットに接続できる環境さえあればアクセスできます。社内の情報はシステム内に閉じ込められているうえ、通信経路も暗号化によって守られています。

オープンSNSでは情報漏洩を防ぎきれない可能性が高く、企業が社員の安否確認を行う手段としては適切ではありません。安否確認システムは一般的なチャットツールに比べてもセキュリティが強く、万一社内で感染者が発生しても情報漏洩を防ぐことができます。

社員の状況を一括管理・集計

社員全員の体温や健康状態を日々手動で管理することは非常に困難です。多くの社員を抱える企業にとっては担当者の負担が増大することも懸念され、ただでさえ大変なパンデミック状況下で日常業務を遂行するのは難しくなります。

安否確認システムでは、社員が回答した内容を自動で集計してくれる機能があるため手間がかかりません。得られた結果を部署ごとに分類し、Excelファイルで集計できたりグラフ化できたりなど、手間をかけずに状況を一目で把握できます。支店が全国各地に点在するような企業でも社員の健康状態を楽に確認することが可能です。集計結果を引用したメッセージを新規に作成できる機能を持つシステムならば、上層部などへの報告もスムーズにできるでしょう。

テレワーク状況下のストレスチェックも可能

新型コロナウイルスの感染拡大を受けて緊急事態宣言が出された際、それまで当たり前だった日常生活が一変しました。不要不急の外出に対する自粛要請のように、パンデミック状況下では行動の制限を求められることもあります。突然テレワークや時差出勤をしなければならなくなり、働き方の変化でストレスを感じた社員も少なくないでしょう。

安否確認システムのなかにストレスチェックが搭載されていれば、緊急時における社員の精神的な不調も確認できます。回答してもらうことで社員が抱える潜在的な不安を調査することができます。心配な結果が出れば医師との面談を案内し、素早く適切な対策をしましょう。

予防法や治療法が確立されていない感染症の場合、まずは感染しないようにすることが大事です。安否確認システムによる対策に力を入れるとともに、基本的な感染予防対策もしっかり行う必要があります。以下で8つのポイントを詳しく紹介しますので、確認しておきましょう。

手洗いやうがい、マスクの徹底

すでに実践している企業も多いはずですが、ウイルス感染を防ぐためにまずは手洗いやうがいを徹底することが大切です。市中感染が広がっている状況になれば、どこでウイルスに接するかわかりません。

出社時や外回りから戻ってきたとき、共有スペースを利用したときや従業員が共有して使うものを触ったときなどは、うがいや石鹸を使った手洗いをしてから室内に入るようにしましょう。人が集まる会議に参加する際や、人と会話する必要がある業務を行う際にマスクの着用を徹底することも大事です。

手のアルコール消毒

手洗いが大切とはいえ、いつも手が洗える状況にあるとは限りません。もし手洗いができない場合は、代わりにアルコール消毒を行うのもひとつの方法です。ウイルス対策として効果のある消毒薬を入口やオフィス内、共有スペースなどに設置するほか、携帯用の消毒液や除菌スプレーなどを従業員に持たせてもいいでしょう。

アルコール消毒を行う際は手のひらだけではなく、指先や指の間なども忘れずにすり込むようにしてしっかり消毒することが大事です。

出勤・退勤時のタッチレス化

セキュリティ対策を徹底している企業のなかには、出勤・退勤時にセキュリティチェックを通過する際、機器類にタッチしなければならないシステムを採用しているところもあるかもしれません。不特定多数の人が同じ場所に触れればそれだけ感染リスクも高くなるため、非接触でセキュリティ解除ができるシステムへ変更することも検討してみましょう。

入退室に顔認証を導入する、洗面所などの設備も自動洗浄できるタイプにするなど、施設内の設備をタッチレス化することが感染を防ぐために有効的です。店舗なら非接触で支払いが済むキャッシュレス決済を導入するのも方法のひとつです。

非接触での従業員の体温測定

従業員の健康管理として、毎日出勤してきた社員の体温測定を実施している企業もあることでしょう。しかし、従来のような体温測定の方法では時間がかかるうえ、実施する担当者が感染者と接触するリスクも増えます。

機器の開発も進み、現在では非接触でしかも素早く体温測定ができる機器が多数開発されています。額に機器を近づけるだけで瞬時に体温測定ができれば、多くの従業員を抱える企業にとっても余分な時間をかけずに効率よく体温測定するのに有効的です。

社内のフロアの消毒

従業員に手洗いうがいや手指の消毒を心がけてもらうことに加え、定期的に社内のフロアを消毒することもポイントです。社内では多くの従業員が働いているのはもちろん、外部から顧客が訪問してくることや取引先の担当者が出入りすることもあるはずです。

不特定多数の人が触れる可能性のある設備や備品などが、ウイルスが付着したままになっている可能性も否定できません。感染リスクを減らすためには消毒液などを使ってこまめに拭き、日常的に社内のフロアを消毒することも大切です。

ソーシャルディスタンスを意識

咳やくしゃみをしたときはもちろん、普通に会話をしているだけでもある程度の飛沫は飛散します。業務で人とかかわる際には、ソーシャルディスタンスを意識して距離を確保するよう心がけることが重要です。

会議室を利用するときも間隔を取って着席するなど、ソーシャルディスタンスを意識して実施しましょう。通常利用する場所よりも広いスペースを確保し、距離を取れるように工夫するのもひとつの方法です。限られた狭い空間としてはエレベーターも要注意です。ソーシャルディスタンスを確保できるように、乗り込む人数を抑えるようにする必要もあるでしょう。

時差出勤を行う

都市部ではラッシュ時に駅や電車・バスなどの公共交通機関に不特定多数の人が集中し、密の状態になることが珍しくありません。そのような状態での通勤を強いれば、従業員を感染のリスクにさらすことにもなります。

フレックスタイム制など時差出勤を導入することで、ラッシュを回避することが可能です。自社の従業員を感染リスクから守ることができるのはもちろん、社会全体での感染リスクを下げることにもつながります。従業員が職場内に留まる時間をずらすことで、社内の密状態を回避することもできます。

テレワークの導入

感染を防ぐための手段としては、そもそもウイルスと接触する機会自体を減らすことが重要です。すべての業種に適用できるわけではありませんが、感染防止の取り組みとして可能な限りテレワークを導入することが推奨されています。

たとえばパソコンを使って一人で作業できる業務に従事している人などは、できるだけテレワークに切り替えるようにしましょう。取引先との商談などを電話で完結できるようにしたり、オンライン化したりするなど、可能な限りテレワークができる環境を整えることも大事です。

新型コロナウイルスのような予防法や治療法が確立されていない感染症が拡大した状況でも、企業は社員を守りながら企業活動も維持していかなければなりません。感染しない対策をとりつつ、緊急事態が生じた場合は、なによりも社員の安否確認を素早く行うことが大切です。

「オクレンジャー」では、新型コロナウイルスのようなパンデミック状況下や大災害の発生時でもスムーズに従業員の安否を確認できる、クラウド型の緊急連絡網・安否確認システムを提供しています。安否確認だけではなく、自動集計やGPS連携など多彩な機能が備わっており、BCP対策としても最適です。

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