災害時の安否確認方法は？企業に必要な備えについて

異常気象や地震、事故、パンデミックなどの緊急事態はいつ起こるかわかりません。特に日本は地震大国といわれており、大規模震災や津波などの災害時には多くの人が非難を強いられたり帰宅困難な状況に陥ってしまったりすることもあります。緊急時には家族や従業員の安否確認をスピーディに行い、家族や従業員の安全を確保する必要があります。日頃から緊急連絡網を整備して周知を徹底したり、防災対策について話し合ったりする必要があるでしょう。災害などのトラブルが起こっても素早く正確な情報のやりとりができるように、防災対策の一環として安否確認の方法を決めておくのがおすすめです。今回はいざというときに慌てないために、家庭や企業における安否確認の方法や安否確認システムなどについてご紹介します。

地震や火災などの緊急時に家族や従業員の安否や被災状況を確認することを、安否確認といいます。仕事や外出、旅行などで家を空けている間に災害が発生した場合、同居している家族が離れ離れになってしまうことがあります。また、電話回線の混雑や電話機の破損・故障により、遠方に住む家族や親戚と連絡がとりにくくなってしまうこともあるでしょう。家族の間で緊急時にはどのような方法で連絡をとるのかをあらかじめ話し合っておくことが大切です。近年では、個人でも災害時に使えるサービスやツールの重要性が再認識されています。ここでは、家族間で利用できる災害時の安否確認の方法をご紹介します。

災害用伝言ダイヤル171

震度6弱以上の地震や火山の噴火など大規模な災害が起こった場合に利用できるのが、NTT東日本が運営する「災害用伝言ダイヤル171」です。被災地への通信が増えて回線がつながりにくくなった場合に、速やかに伝言サービスの提供が開始されます。被災地から被害用伝言ダイヤルセンターの「171」に電話をかけて利用ガイダンスに従うことで、自宅の電話番号に伝言メッセージの録音や再生をすることができます。災害用伝言ダイヤル171の利用可否は、契約している通信事業者に確認しておくとよいでしょう。電話番号を知っている人であれば全国から再生することができるので、被災地以外に住む家族や親戚からの安否確認が可能です。

災害用ブロードバンド伝言板Web171

「災害用伝言板Web171」は、家族への安否報告や安否確認に使えるWebバージョンの伝言板です。安否を確認したい人のメールアドレスを事前に登録しておくと、災害等の発生時にインターネットを経由して伝言を届けることができます。被災地から電話番号をキーとして伝言メッセージを登録することができ、登録された伝言内容は海外を含むその他の地域から確認することができます。災害用伝言版171も災害用伝言ダイヤルサービスの提供に準じて、被災地への通信網が飽和状態となった場合に利用が可能となります。

災害用伝言板サービス

各通信キャリアも災害用の伝言版サービスを提供しており、アプリ版が用意されている場合もあります。登録メッセージの字数や件数、英語版の対応有無、利用可能機器など細かい仕様をあらかじめ確認しておくとよいでしょう。クイックガイドなどで大まかな利用方法を確認しておくと、いざというときに慌てず利用することができます。家族や友人をあらかじめ指定して登録しておくことができる場合もあります。運用条件は、NTT東日本と同様に、大きな災害が発生した場合に開始することが多いでしょう。また、各キャリアは災害発生時に特設サイトを開設し、利用者へ案内することがあります。Webサイトの案内に従ってアクセスすることができます。

SNS

インターネットが使える場合には、SNSを利用して情報収集や安否確認をするのも1つの方法です。各報道機関の公式アカウントでは、災害によって混乱状況にある中でも正確な情報を迅速に発信するように運用されています。被災地の情報収集に使えるほか、拡散力の高いSNSを利用して自分から情報を発信することも可能です。家族との連絡にはダイレクトメールやチャット機能を利用する方法もあるでしょう。

落ち合う場所を決める

家族の間で避難先を話し合って決めておくことも大切です。あらかじめ決めておいた避難場所が使えない場合もあるので、変更になったときに伝言メッセージサービスを利用するなどの方法も可能です。防犯の観点から、手書きでメッセージを残す際にはあまり目立たない場所を家族間で決めておくとよいでしょう。避難場所は自治体で決められている場合もあります。日頃から家族や近所の人と緊急時の対策を話し合っておくと、いざというときにパニックにならず家族が早く再会できる可能性が高くなります。

勤務先の安否確認システムを活用

勤務先で安否確認システムを利用している方は家族の安否確認サービスが利用できる場合があります。安否確認システムは災害が発生した際に企業が従業員の安否を確認するためのサービスです。このサービスには各従業員が家族の情報を登録できるものがあります。家族の個人情報を企業側が把握することはできない仕組みのため、災害時に安心して安否確認メッセージを家族に送ることができます。

オクレンジャーでも家族の安否確認ができる機能があり、勤務先と家族両方の安否を同じシステム内で管理できるため、新たにシステムを導入する手間もありません。勤務先で安否確認システムを利用している方は家族の情報が登録できるか確認してみましょう。

 
企業においても災害時の安否確認の対策が必要です。少人数で行う家族間での安否確認とは異なり、企業では多数の従業員の安否確認を同時に行う必要があります。安否確認を行う管理担当者や部門長などが被災してしまい、予見した通りに作業が進まない場合もあるでしょう。企業の安全配慮義務として従業員の身の安全を確保することはもちろん、集計をして社内全体の被災状況をいち早く把握することも重要です。

また、地震や異常気象、パンデミックなどの緊急事態が頻発する近年では、企業の損失を最小限に留めて早期に事業を復旧させるための事業継続計画（BCP）が多くの企業から注目を集めています。BCPにおいて、災害発生時に行う安否確認はその後の作業内容を左右する重要なステップです。ここからは、企業が安否確認を行う際に気を付けるべきポイントをご紹介します。

大人数の安否情報が必要

会社の業種や形態、規模によっても異なりますが、企業は多くの従業員を抱えていることが多いでしょう。また、事務所や工場で勤務している人、営業で外回りをしている人、テレワークをしている人など働く場所もさまざまです。災害が起きた場合は1人1人の被災状況を正確に把握する必要があります。とくに100人以上の従業員を抱える組織であれば、緊急事態が起こってから連絡先や居場所を確認するのでは対応が間に合いません。連絡手段もインターネットを使える従業員や電話が使える従業員など、被災状況によって変わってきます。したがって、どのような環境であっても対応できるような安否確認の手段を検討しておく必要があるでしょう。

多くの安否情報を至急で分析

従業員の身の安全を確保できたら、企業として早期に事業を復旧し継続させていくため、事業継続計画（BCP）の観点から対策を講じます。したがって、各従業員の安否情報を確認した後は、素早く集計して結果を分析する必要があるでしょう。業務に就くことができる従業員の人数や出社可否をスムーズに集計して状況を見極め、事業復旧のための具体的な対策に入ります。

企業には、安全配慮義務や事業継続の観点から従業員の安否確認によって被災状況を把握した後には事業復旧に向けた具体的な対策をとることが求められます。従業員の安否確認は連絡網やメール配信などによって行われる場合もありますが、多数の従業員の被災状況を正確に確認するには安否確認システムの導入がおすすめです。ここでは、安否確認システムの導入が必要とされる理由についてご紹介します。
 

自動配信で正確に繋がる

安否確認システムを使うと、自動配信機能によって必要な情報が正確に届けられます。気象庁から発表される地震情報や気象情報と連携しているシステムであれば、あらかじめ設定した条件に合致した場合に自動でメッセージが発信されます。電話回線が混雑していてもメッセージが届くため、スピーディかつ確実に安否確認を行うことができるでしょう。

大人数でも連絡がスムーズ

組織が大きくなればなるほど、安否確認に手間や時間がかかります。電話を使った連絡網では、1つでも連絡先の誤りがあると全員に連絡が届かないケースがあります。被災地では電話が繋がりにくくなることもあるでしょう。メール配信によって安否確認をする場合も、大規模な災害ではメールが届きにくくなることがあります。安否確認システムを使うと情報が一斉に配信されるため、大人数への配信でも連絡が滞ることがありません。

防災・システム管理者の負担が減らせる

配信メッセージのテンプレートは、防災・システム管理担当者があらかじめ作成しておくことができます。緊急時は担当者も被災している場合がありますが、システムからの自動配信機能を使えばスムーズに情報を発信することができます。例えば、安否確認の質問や回答選択肢をテンプレートとして設定しておきます。既定の時間内に回答が無かった場合、一定間隔でメッセージの未読者を対象に安否確認を再送信し、自動的にフォローアップすることも可能です。あらかじめ決めておいたフローに従って自動的に運営されるので、緊急時における管理担当者の負担が減ります。

BCP（事業継続計画）の策定にも活用できる

安否確認は、企業の事業継続計画（BCP）においても重要なステップといえます。BCPは、緊急事態においても事業を継続したり早期に復旧したりするために必要な対策です。自然災害やパンデミック、事故などの緊急時には、従業員と事業を守ることが企業の使命です。困難な状況下では優先的に復旧するべき事業や業務に集中して取り組むことがありますが、対策の見極めに重要な役割を果たすのが安否確認による被害状況の把握といえるでしょう。初期の安否確認で状況を見誤ってしまうと、せっかく策定したBCPの対策が効果的に運営できない場合があります。早期に復旧し社会貢献を果たしたり事業の損失を最小限に抑えたりするため、BCPの初期段階のステップでキーとなる安否確認は正確に行う必要があります。

今回は、緊急事態が発生した際の安否確認の手段や方法、企業で準備しておくべき安否確認システムについてご説明しました。災害時における家族間や企業での安否確認は、状況に適したサービスを活用し、迅速に行う必要があります。

災害はいつ発生するか予測できません。平常時から万一の事態の備えて万全なコミュニケーションツールを用意しておくと安心でしょう。企業のように多数の従業員の安否確認を行う場合は、安否確認システムの導入がおすすめです。「オクレンジャー」は、災害時にパソコンや携帯電話を利用してスピーディに連絡することができる緊急連絡網・安否確認システムです。自動配信機能や自動集計機能を搭載しているため、管理担当者の負担が軽減します。緊急連絡だけでなく日常連絡にも活用できるシステムなので、企業の連絡ツールとして取り入れると便利でしょう。安否確認システムの導入をご検討している企業やBCP対策についてお悩みをお持ちのご担当者様はぜひご相談ください。