サプライヤー（取引先）の被災状況を知るには？安否確認の方法を紹介

自然災害をはじめ、事故やパンデミック、テロなど企業活動を妨げる要因は数多くあります。もし被害を受ければ、企業にとって大きな打撃となるでしょう。例えば東日本大震災では、震災後10年のうちに、累計2,061件もの企業が直接的、または間接的な被害で倒産しました。

災害によるダメージを少しでも抑え、いち早く復旧するために有効なのがBCP（事業継続計画）です。基本的には社内における対策を目的として作成しますが、企業は多くの会社と連携して事業を展開しているため、サプライヤー（取引先）の被災状況を把握するのも重要です。今回は被災時に取引先の状況を知る必要性と、安否を確認する方法についてご紹介します。

BCPは緊急事態が発生した際に損害を最小限に抑え、事業を継続もしくは早期復旧するための計画・対策です。一般的な防災対策は従業員の安全を確保し、施設や設備へのダメージを最小限に抑えるために作成されますが、BCPマニュアルは業務を早期に復旧させるため作成されます。

そんなBCPの第一歩であり、災害時に最重要なのが安否確認です。災害時に素早く復旧するには「ヒト」が欠かせず、人材確保にはまず従業員やその家族の安否を確かめなくてはなりません。

中小企業庁の「中小企業BCP策定運用」では「緊急時におけるBCP発動フロー」の初動対応の1つに、従業員の安否確認を挙げています。従業員の安否を素早く把握できれば、その後の復旧が迅速になります。災害時における人材の確保が、業務復旧の第一歩です。

BCP対策は社内のみでは不十分

一般的な防災対策とは違い、BCPは社内だけを想定していては不十分です。通常時の仕入先や取引先に仕事を依頼できなくなった場合でも、事業を再開できるように対策しておかなければなりません。仕事が依頼できるかによって対策が異なるので、まずは取引先の安否確認が必要です。

サプライヤー（取引先）の安否確認が事業再開を早める

災害時にはサプライヤー（取引先）の安否確認が、事業再開を早める鍵となります。企業は1社だけでは事業を進めることはほぼありません。取引先企業の存在が欠かせないことから、取引先の被災状況を知ることは大変重要です。

例えば、自動車は3万点もの部品を組み合わせる必要があり、たった1つの部品が足りないだけでも完成しません。そのため被災時でも自動車を供給するには、自社の復旧だけではなく必要な部品の調達にまで視野を広げる必要があります。

これは多くの企業に当てはまることです。取引先の被災状況をいち早く確認できれば「代替先を見つける」「代替生産を依頼する」などの対策を素早く行えます。取引先の安否確認を素早く行うことは、事業再開を早めることにつながるのです。

災害時に安否確認をする方法はどのようなものがあるのでしょうか。具体的な方法をご紹介します。

電話で確認する

安否を確認する、という状況になったとき、まず一番初めに思い浮かびやすい連絡手段は電話です。手軽かつ実際に声を聞くことで安心できるため、電話をしてみようと思う方は少なくないでしょう。しかし、一見確実性が高い方法に思えますが、大規模災害が発生した場合は使用できない可能性があります。実際、東日本大震災をはじめ過去の大規模災害時には多くの安否確認電話がかけられたことで、通信規制が実施され一時的に繋がらなくなりました。

また、相手が実際に被災していた場合、今まさに事業再開に向けて慌ただしく動いているときかもしれません。そのため必ずしも連絡が取れるわけではなく、状況によっては相手の業務を滞らせる要因になる可能性もあります。このように、災害時には電話が繋がらない状況が想定されるため、電話以外の手段も確保しておくと良いでしょう。

メールで確認する

メールでの安否確認は多くの企業が取り入れています。東京商工会議所の「会員企業の防災対策に関するアンケート2020年調査結果」によると、従業員の安否確認の手段として約半数がメールを挙げました。メーリングリストを作成しておけば、自社・他社に一斉送信するだけで迅速に確認できるのもメールの利点です。

しかし、電話と同様に災害時には利用者が爆発的に増えるため、メールサーバーの負担が増え受信が遅延しやすいという弱点があります。

連絡アプリ・SNSで確認する

インターネット回線が繋がっていれば、大規模な災害時でも各種連絡アプリやSNSを通じて安否確認ができます。実際に熊本地震の際には、熊本市職員が連絡アプリを通じて連絡を取り合い、災害対応活動を展開しました。震災によって電話やメールが繋がらない状態でも、連絡アプリ・SNSであればデータ通信で連絡を取ることが可能です。

連絡アプリの多くに既読機能が付いているため、返信できない場合でも既読によって安否を確認できます。

最近では法人用SNSを導入している企業もあるので、SNSで安否確認を取る方法もあります。ただし、メッセージが読まれたのか確認しづらい点と、情報量が多く見逃してしまいやすい点には要注意です。

安否確認システムで確認する

企業間の安否確認には、災害を想定して作られた「安否確認システム」を導入するという方法もあります。広域災害時でも稼働するように設計されており、情報の連絡や集計、掲示板など安否確認に必要な機能がまとめられた専用の情報システムです。

電話やメール、連絡アプリ、SNSなどで安否確認するには、発信者が無事である必要があります。加えて、従業員が多い企業であるほど連絡の数が多くなり、確認作業が煩雑になります。

安否確認システムは災害時に自動で配信し、報告内容を集計してくれる機能が備わっています。災害時に連絡する人員がいない、誰が誰に連絡するべきかが分からない、という状況であっても、素早く安否状況を把握できます。

サプライヤーとの安否確認に安否確認システムを導入すれば、以下のようなメリットがあります。

• ●被災状況を自動で送受信できる
• ●アンケート形式で簡単に状況確認が可能
• ●掲示板で情報を共有できる

被災状況を自動で送受信できる

安否確認システムには、設定されたレベルの災害発生を感知すると、あらかじめセットされた文面を自動送信する機能があります。社内はもちろん社外にも送信でき、取引先の業種ごとに異なる確認項目をカスタマイズすることも可能です。

また災害時においては、連絡を取る担当者がすぐに対応できない可能性は十分にあります。安否確認システムであれば自動で行ってくれるので、どのような状況でも安否確認を行えます。送信ミスや送信忘れのような人的ミスも防げるので、素早く確実な情報収集が可能です。

突然災害に見舞われて、迅速かつ確実に安否確認を行うのは極めて困難だといえます。従業員数や取引先が多ければ、連絡を取るだけでもひと苦労です。いざという時に備えておけば、冷静に対応できるでしょう。

アンケート形式で簡単に状況確認が可能

安否確認はアンケート形式での配信ができます。社内や取引先に送られる安否確認のメールに状況報告のためのチェックリストを含めることで、送受信者双方にとって簡単に情報共有ができます。例えば、インフラの状況や生産設備・在庫の状況、納品の可否などの項目を事前に設定・緊急時に発信すれば、メールを送られた側は回答を選ぶだけで済みます。

また、安否確認にはリアルタイムに集計する機能が備わっているため、安否確認が取れていない、安否確認は取れたが納期が遅れる、事業再開に時間がかかる、といった取引先がどれだけあるかを一目で確認できます。

状況をいち早く知ることで、自社の事業再開に向けてどのような対応が必要かを判断できます。安否確認システムは迅速かつ的確な指示を出す大きな助けになるでしょう。

掲示板で情報を共有できる

安否確認システムによっては専用掲示板が用意されており、情報の共有ができるサービスもあります。こうした掲示板は全員共通のものや、取引先ごとのものが用意されており、情報交換・共有が自由にできます。安否や被災状況などの報告漏れや重複を防ぐことが可能です。

掲示板機能を活用すれば災害時の迅速な情報収集はもちろん、事業継続のための議論も可能です。被災時には情報収集だけではなく、集計結果から「どう指示を出すか」も大切です。個別チャットで指示を送れるので、集めた情報から従業員や取引先へ指示を伝えられます。

災害が発生した際には自社だけではなく、サプライヤーの状況も把握する必要があります。自社が被災していても、取引先が被災していなければ、通常と変わらない取引が出来るかもしれません。反対に自社は無事でも、取引先が稼働できない場合も考えられます。どのような対策を取るべきか考えるためには、まずは取引先の状況把握が必要です。

大規模な災害時には電話やメールは利用できない可能性が高く、担当者が不在であったり人員を割く余裕がなかったりする可能性があります。そんな時に役立つのが災害を感知すると自動で安否確認と集計をしてくれる安否確認システムです。

オクレンジャーは災害時に素早く連絡できる緊急連絡網・安否確認システムで、自動配信機能や自動集計機能を搭載しています。運用開始より10年以上の実績がある「お客様目線の使いやすさ」を追求したシステムです。サプライヤーの安否確認について安否確認システムの導入を検討している企業のご担当者様はぜひ一度ご相談ください。