コンティンジェンシープランとは？BCPとの違いや策定方法、ポイントを解説

災害が多発し情報の高度化が急速に進む昨今の日本では、企業のリスクも複雑化しているためコンティンジェンシープランやBCP対策が欠かせません。特に、緊急時対応計画という意味のコンティンジェンシープランは、災害や事故など多様化するリスクから企業を守るためにも重要です。
 
この記事では、コンティンジェンシープランとBCPの違いや策定方法、策定のポイントなどを解説します。企業が緊急時に連絡網や安否確認体制を構築する重要性、対処する方法についても説明しますのでぜひ参考にしてください。
 

コンティンジェンシープラン（緊急時対応計画）は、自然災害や事故などが発生した場合に企業の被害を最小限にするために、平常時に用意しておく対応策です。近年では、企業のリスクになるものとして、災害や事故のほかにテロやセキュリティ関連のリスクなど、より複雑化する要素が加わっています。予期せぬ事態が企業に大きなダメージを与える可能性はゼロではありません。
 
企業になにも備えがなければ、災害などが起こったときには社内が混乱状態に陥ってしまうでしょう。適切な手法でコンティンジェンシープランを定めておけば、たとえ不測の事態が発生しても企業のリスクは抑えられ事業の早期復旧も可能です。
 
コンティンジェンシープランは、とりわけ金融機関や政府などの公的機関において策定が強く推奨されています。金融庁の監督指針や検査マニュアルにも、コンティンジェンシープランの指針が記載されていることからもその重要性が分かるでしょう。
 

コンティンジェンシープランとBCP（事業継続計画）は、共通する内容が多いため間違えやすい言葉です。改めて、それぞれの計画の内容や違いについて把握しておきましょう。
 
コンティンジェンシープランは、災害などの緊急事態が発生したときの対応をあらかじめ決めておく手法です。災害時の対応が中心になる点がBCPと異なります。BCPは緊急事態発生時の対応に加えて、事業をできるだけ早期に復旧させることや事業継続の方法についても策定しておく手法です。
 
また、BCPではビジネスインパクト分析（BIA）の手法も用いることで、非常時において業務が停止したときの影響度を分析しますが、一般的なコンティンジェンシープランでは行いません。非常事態に備えて策定する計画の目的が、事業の継続と早期復旧であればBCPを策定し、リスクへの対応策が中心ならコンティンジェンシープランにするとよいでしょう。
 

コンティンジェンシープランを平常時に策定しておけば、緊急事態が発生しても企業が被るリスクを最小限に抑えられます。企業が被る可能性のあるリスクは、近年多発する地震や豪雨などの自然災害の他、高度情報社会ならではのセキュリティ関連のリスクがあります。
 
例えば、顧客のデータ流出などの問題が起これば社会的な信用を失いかねません。また、金融業やインフラに関する業種が非常時において長期間機能できない場合には、人々の生活そのものに対して多大な影響が出るでしょう。そのような事態を避けるために、非常時の事業リスクを最小限に抑えられるコンティンジェンシープランを策定しておくことが重要です。
 
同時に、コンティンジェンシープランの策定は、取引先や顧客への連鎖的な損失を回避する目的もあります。コンティンジェンシープランでは、想定される多様なリスクを一つひとつ具体的に取り上げて対策を講じることがポイントです。
 
企業がコンティンジェンシープランを策定する際には、策定方法のステップごとに漏れがないかを確認しながら進めます。平常時に従業員への災害対応策について教育しておくことは、現代の企業にとって欠かせない要素の一つになっていることも認識しておきましょう。
 

コンティンジェンシープランを活用するには、適切な方法で計画を進めることがポイントです。まずは非常時に企業が受ける可能性のあるリスクを洗い出します。リスクを把握した後は緊急事態で被ると予想される企業の被害を明確にし、リスクへの対策を決める手順で策定していきましょう。
 
コンティンジェンシープランを策定した後は、従業員へ周知し、定期的に見直しや改善を行いましょう。
 
以下では、策定方法の手順やポイントについて解説しますので参考にしてください。
 

企業におけるリスクを洗い出す

コンティンジェンシープランの最初のステップでは、企業に対するリスクとして予想されるものを漏れなく洗い出すことが大切です。その際には多角的な視点が必要なため、担当者を1人に限定せず複数の部署から担当者を集めてリスクの洗い出しをするとよいでしょう。
 
リスクを漏れなくピックアップするには、一次災害によるリスクだけを挙げるだけでは十分とは言えません。災害や事故などによって起こると想定される二次的、三次的なリスクについても、どのような影響が起こるのかを追求して初めて有効な対策へ進むことができます。
 
例えば、地震による影響で停電になれば水の供給が止まる、通信手段や交通機関が停止するなど、複数のリスクが発生します。このように、できるだけ多くのリスクを挙げるとよいでしょう。
 

緊急事態による被害を予測する

企業に対するリスクを洗い出した後は、非常事態が及ぼすインフラへの影響から、企業がどれくらいの被害を受けるかを予測します。始めに普段の業務や必要な人材、設備について把握した後に、受けると予想される被害を明確にしておくことがポイントです。これにより、非常事態が発生したときの具体的な対応が浮き彫りになります。
 
例えば、地震などの自然災害が起こった際に、被災地の企業では社員がけがをしたり備品が損傷したりする可能性があります。このような直接的な被害の他にも、停電やネットワークが停止するなど、間接的に影響を受けるのが二次的、三次的な被害です。業務に必要なデータの破損や消失、交通機関が機能しないことによって製造に必要な原材料の輸送や物流の流れが止まる、といった被害が想定されます。
 

リスクが発生したときの対応を決める

コンティンジェンシープランを策定するための次のステップでは、企業にさまざまなリスクが発生したときの対応策を決めます。この時、業務の異なる部署や経営の要素ごとに、対応する際の優先順位を付けることがポイントです。
 
予想されるリスクごとに具体的な対応の流れを作成し、非常時における従業員の体制や担当業務を決めましょう。また、業務に必要なものが調達できない場合に備えて、代わりの手段を決めておくことも必要です。
 
他にも、非常事態が発生すると平常時とは異なる体制で業務にあたる必要も出てきます。予定していた担当者が被災して対応できないという可能性もあるため、優先順位の高い業務には代替可能な複数の担当者を決めておくとよいでしょう。
 

従業員への周知

コンティンジェンシープランの策定が終われば、その内容を全ての従業員に周知しなければなりません。企業へのリスクや被害への対応策を活用するには、いざというときに企業内でスムーズに実施される必要があります。そのためには、従業員一人ひとりが平常時にコンティンジェンシープランの内容を把握しておくことが大切です。
 
従業員への周知が十分にされて浸透していると、リスクや対応策への理解が深まります。非常時に従業員が適切な対応を取れば、企業が被る損害は最小限に留めることも可能です。全体集会以外にもコンティンジェンシープランの研修会を設けて情報を共有するようにしましょう。同時に、緊急連絡網の作成や業務の体制についても文書化しておくことも重要です。
 

定期的な見直し・改善

コンティンジェンシープランの策定は、マニュアルや計画が完成すれば終わりではありません。企業の業務内容は、一般的に大なり小なり変化していきます。企業に対するリスクは、事業の状況に伴い変化し続けることが特徴です。事業の状況に変化があれば、定期的に計画の内容を見直しながら変化に合うように改善することも必要となるでしょう。
 
また、コンティンジェンシープランに基づいた避難訓練の実施など、体験型の訓練を定期的に行うこともポイントです。あらかじめマニュアルを周知してから訓練を行い、終了後には意見交換で改善点を洗い出します。こうして、常に改善されたコンティンジェンシープランが策定されれば、非常時の企業への被害は最小限に留められるでしょう。
 

コンティンジェンシープランの策定のなかでも、緊急時の連絡網をあらかじめ作っておくことや、安否確認の体制を整えておくことは重要なポイントです。非常事態が発生したときには、通常の業務とは異なる状態なので、何も備えをしていなければ企業内は混乱してしまいます。また、災害時には電話回線やインターネット回線がつながりにくくなる可能性もあるでしょう。
 
しかしながら、多忙な業務の中で連絡網などを作成するのは時間を要する作業です。そういったときには、緊急連絡網や安否確認システムを提供するサービスの導入を検討することをおすすめします。
 
安否確認システムは、災害時にも従業員の緊急参集や被害情報の共有など、安否確認以外の機能を併せ持つサービスです。リスク発生後の対応を素早くできるため、事業の損害を最小限に抑えることにもつながります。
 
自然災害や新型コロナウイルス感染症によるパンデミックなど、企業が被るリスクがさらに多様化する現代社会では導入すると便利なサービスです。
 

コンティンジェンシープランの策定は、自然災害や事故などの緊急事態に企業が被ると予想されるリスクに備えるために重要です。リスクが多様化する現代社会では、あらゆる可能性を想定して対応策を明確にしておく必要があります。企業の被害を最小限に留めることができれば、業績のみならず取引先や顧客の損害も抑えることにもつながるでしょう。
 
緊急時の連絡網・安否確認時においては専用のシステムを活用すると、リスク発生後の対応の迅速にし、事業の損害を最小限に抑えることにつながります。
 
もし安否確認に向けたシステムを導入されるようであれば「オクレンジャー」がおすすめです。オクレンジャーは、災害時の安否認や緊急連絡をパソコンやスマートフォンで素早く行えるクラウドサービスです。自動配信や自動集計、操作性の高い専用アプリなど、緊急時に役立つ機能が充実しています。日常連絡にも活用できるため、企業、病院、公官庁、学校、サークルなど幅広いケースでの活用実績もあります。無料体験版の利用もできるので、ぜひお気軽にお問い合わせください。