01BCP訓練の必要性

BCPは非常時の計画を立てるだけでなく、対策シナリオがしっかりと機能するかを確認する必要があります。机上での議論も必要ですが、実際に訓練することで修正すべき点が見えてくるかもしれません。
 
また、有事の際に従業員がパニックに陥ってしまうと、せっかく作り上げたBCPがうまく機能しない可能性もあります。BCPを担う一人一人が落ち着いて行動に移す意味でも、訓練は有効です。訓練を通じて従業員に非常時の行動を意識付けすることができるでしょう。
 
BCPが発動すると、通常業務とは異なるフローで働かなければならないケースも出てきます。訓練を通じて新しい知識や技能を身に付けることで、突発的なできごとにも対処しやすくなるはずです。
 

02BCP訓練の種類

 
BCP訓練の方法としては、以下の5つの種類があります。
 

 
ここでは、それぞれの訓練の目的と具体的な内容を紹介します。
 

机上訓練

 
机上訓練では、BCPのシナリオを確認し、計画通りに行動できるのかシミュレーションします。部署ごと、チームごとに役割をチェックすることで、当事者意識を持って訓練に臨むことができるでしょう。
 
また、シナリオを読み合わせるだけでなく、議論形式で検討することも重要です。全員参加型の訓練にすることで、より実践に近いかたちで検討することが可能となります。机上訓練は自社のみで実施する場合と取引がある事業者と連携して行う場合があります。BCPの内容に疑問が生じた場合は、関係者の意見を聞きながら修正していきましょう。
 

電話連絡網・緊急時通報診断

 
緊急事態発生後、速やかに従業員に連絡が行き渡るかを確認する訓練です。緊急事態が発生した際、被害の状況を確認することはBCPの基本と言えます。被害状況を知ることで、はじめて今後の対応を検討できるためです。なかでも従業員の安否確認は最重要事項として取り組みましょう。
 
事業を継続する前に、働き手の安全を第一に考えることが重要です。そのためには、訓練をすることで、電話連絡網がきちんと整備されているか確認することができます。連絡が漏れている場合は、最新の連絡先に更新するよう従業員に働きかけましょう。
 

代替施設への移動訓練

 
緊急時に備えて、事業所や工場の代替施設を用意している場合は、移動訓練も必要です。代替施設とはいえ、完全に同じ環境が整っているわけではないはずです。人とモノをどのように移動させ、事業を復旧させるのかを確認します。長い間動かしていない代替用の機材がある場合は、正常に稼働するかもチェックするとよいでしょう。
 

バックアップデータを取り出す訓練

 
災害時にはデータセンターがダウンしたり、パソコンや周辺機器が壊れてしまったりするケースもあります。電子データは多くの企業にとって業務の要となります。迅速に復旧するためには、バックアップデータを取り出す訓練も欠かせません。
 
稼働しているシステムが被災した際に使う代替システムが問題なく起動させられるか、またデータが漏れなくバックアップされているかを確認しましょう。バックアップデータ訓練では、日頃のバックアップ体制についても検討することがおすすめです。
 
バックアップを取る頻度やバックアップ先が適切かを見直し、通常業務に負担のない範囲で事業継続計画に落とし込みましょう。
 

一連の流れを行うBCP総合訓練

 
実際に人を移動させたりバックアップシステムを稼働させたりと、一連の流れを行う総合訓練が望ましいですが、手間も時間もかかるため従業員の負担も大きくなります。せっかく行うのであれば、近隣の企業や自治体と連携して、地域ぐるみで実施を検討するのもよいでしょう。
 
社内で実施するのであれば、簡単にできる机上訓練との組み合わせがおすすめです。総合訓練の際は、議論をするのではなく、シナリオに沿って最後まで計画を実行に移しましょう。一連の流れを行うことによって、新たな気付きがあるかもしれません。途中で疑問を感じた際はメモに残すなどして、訓練が終わった後に検討する時間を作ってみましょう。
 

03BCP訓練のシナリオを作成する

 
BCP訓練にはシナリオが必要です。シナリオとは、災害発生から事態が変化していく様子を時系列に沿って設定したものを指し、実際の災害を意識した訓練につながりますます。そのためには適切なシナリオを作成することが大切ですが、どのような内容を網羅していればよいのでしょうか。ここでは、特に重要な以下の4点について紹介します。
 

 
骨組みでは訓練の目的を明確にします。訓練時に従業員に期待すること、訓練後に身に付けてほしいことなど、具体的な目標も設定しましょう。目標の達成度を評価することで、訓練の成果が見えやすくなります。
 
登場人物は社内外の人物を役割ごとに設定します。緊急時に関わる社内外の人物を想定し、実際に設定することで、よりリアルな訓練につなげられるでしょう。
 
発災日時は時間、曜日、季節などを決めます。訓練の種類によって、シナリオを変更してみるのもおすすめです。例えば、電話連絡網・緊急時通信診断は連絡の取りづらい休日の実施が向いています。さまざまなシーンを想定できる机上訓練では、繁忙期や閑散期といったシチュエーションごとに訓練してみるのもよいでしょう。
 
被害状況では会社の被害状況をあらかじめ準備しておきます。一部損壊、半壊、全壊では、その後の対応も異なります。また、オフィスや工場、関係会社の被害状況を設定し、誰からその情報を得られるのかを考えながらシナリオを作りましょう。
 

04BCP机上訓練の流れ

BCP机上訓練は、3段階の流れで実施します。
 

 
以下では、それぞれのフローの目的と具体的な内容を紹介します。
 

計画・準備

 
計画・準備段階では、できるだけ災害と被害を詳細に定義しましょう。例えば「台風が〇〇地方に上陸した場合」ではなく、「台風の上陸により〇〇川が氾濫して、A工場が被災した場合」と具体的にすることで、訓練の道筋が立てやすくなります。
 
また、情報の出し方に工夫も必要です。実際に災害が発生した場合は、情報を適切に処理する能力も求められます。従業員へは正しい情報だけを与えるのではなく、敢えてフェイクを混ぜることで、より実践的な訓練が可能となるでしょう。
 

実施

 
実施する前には、必ず従業員に訓練の目的を伝えましょう。目的がわからないまま訓練を始めると、従業員は「指示された仕事だから」と手順に沿って作業をこなすだけになってしまいます。事業を継続する重要性や一人一人の役割を明確に伝え、責任感を持ってBCP訓練に取り組んでもらえるように努めましょう。
 
また、訓練はBCPが実態に即して計画されているか確認する重要な場でもあります。できる限り多くのイレギュラーにも対応できるよう、疑問点や不自然な点はないか、従業員に確認しながら進めていきましょう。一連の流れを確認する総合訓練の場合は、訓練終了後に疑問点を伝えてもらうようにしてください。
 

評価

 
訓練後は必ず評価を行います。この評価が最も重要なステップです。実際に訓練を実施することで課題が見えてくるため、できれば参加した従業員全員が不明点や疑問点を挙げられるような評価体制を整えることが理想です。
 
課題が見えてきたら、それを元にBCPをブラッシュアップしていきましょう。すべての課題に対して改善策を提示し、完璧な事業継続計画ができたように見えても、定期的な見直しは必要です。事業や業務内容が日々変化するように、最適なBCPも時間の経過とともに変化します。定期的に訓練を実施し、非常時の対応もアップデートしていきましょう。
さらに、外部から専門家を招き客観的かつ専門的なアドバイスをもらうこともおすすめです。
 

BCP訓練を実施する際は、押さえるべきポイントを知ることで効果を高めることができます。ここでは、BCP訓練のポイントを2つ紹介します。
 

訓練の意図や目的を伝える

 
訓練の意図や目的は、業務内容に応じて具体的に伝えましょう。例えばサービス業におけるBCP訓練の場合は、「災害時にお客様を守る意義」を説明してみるのもよいでしょう。実際に被災した百貨店の避難誘導例を紹介するのもおすすめです。
 
有事の際、他人を助けるために行動するのは決して簡単なことではありません。しかし、災害を想定した訓練を繰り返し実施することで、従業員の中に意識が芽生え、目的を持って行動に移すことができるはずです。
 

災害地の特定は具体的に

 
災害地は固有名詞を用いて具体的に想定しましょう。「データセンターが被害を受けた」では実感が湧かず、訓練に気持ちが入らないかもしれません。「データセンターが半壊して、〇〇事業所の取引履歴がすべて消えてしまった。既に関係会社から問い合わせが殺到している状態」と設定することで、従業員は緊張感を持って訓練に臨むことができるでしょう。
 

05まとめ

有事の際も企業が存続するためには、BCP訓練が欠かせません。BCPを作成するだけでは、災害が発生したとき適切に運用できない可能性もあります。必ずBCPを担う従業員とともに、訓練を実施しましょう。
 
訓練は、「計画・準備」「実施」「評価」の3段階で実施します。特に従業員による評価はBCP訓練の要となる項目です。既存の事業継続計画をブラッシュアップし、いざというときに適切な対処ができるよう日頃から意識づけることが大切です。