01そもそも安否確認システムとは？

安否確認システムとは、地震や大型台風などの災害発生時に、従業員の安否や被害状況を確認できるツールです。
具体的な機能は、以下の通りです。

災害情報の確認

従業員やその家族の安否確認

従業員同士の情報共有

従業員へのアンケートの自動集計

メッセージの配信

オフィスに出社している従業員だけでなく、自宅でリモートワークをしている従業員や外出中の従業員など、働く場所を問わず安否を確認できることが重要です。
日本では、1995年の阪神・淡路大震災や2011年の東日本大震災をきっかけに、安否確認システムの導入が進んでいます。

 

02企業が安否確認をする必要性

日本は自然災害が多発する国であり、事業運営を継続する上で安否確認システムの導入は不可欠です。特に、世界的にも地震リスクが高い日本では、南海トラフ地震などの大規模な災害の発生が指摘されています。このような緊急事態が発生した際、従業員の安全確保は人的資源管理において極めて重要な役割を果たします。

2023年の中小企業庁の調査によると、事業中断リスクに備えるため「従業員の安否確認手段の整備」を行っている、あるいは検討している企業は全体の65.1%に上ることが明らかになりました。このデータからも、安否確認システムが企業にとっていかに重要かがうかがえます。

 

03安否確認システムを導入するメリット

前の見出しで安否確認の必要性について説明しました。実際、緊急事態時にはシステムを使わなくても安否確認自体は可能ですが、安否確認システムを導入することにはいくつかのメリットがあります。具体的には以下の点が挙げられます：

災害時に回線が安定する

災害時の業務負担が軽減される

個人情報の管理が不要となる

災害時以外にも活用できる

 

災害時に回線が安定する

 
安否確認システムは通常、インターネット回線を利用して運用されるため、災害時にも比較的つながりやすく、連絡が取りやすいというメリットがあります。

複数の通信手段による冗長性
安否確認システムはインターネット回線だけでなく、メールや専用アプリケーションなど、複数の通信手段を利用できることが多いです。これにより、特定の通信経路が遮断された場合でも、他の手段を通じて連絡を取ることができます。

クラウドベースのシステム
多くの安否確認システムはクラウドベースで提供されているため、自社のサーバーがダウンしてもクラウド上でのサービスが継続されます。これにより、利用者はどこからでもアクセスが可能となり、インフラの物理的な被害に左右されにくくなります。

スマートフォンアプリ
スマートフォンアプリを利用することで、インターネット回線を通じて効率的に情報を送受信できます。Wi-Fiやモバイルデータ通信が使用可能なため、災害時にも比較的つながりやすくなります。

災害時には、多くの人々が同時に電話を利用して安否確認をしようとします。この集中的な電話の使用により、電話回線が過負荷となり、通話が困難になる現象がしばしば発生します。特に、携帯電話回線においては、基地局の容量が限られており、混雑状態に陥りやすいのが現状です。これによる通信の難しさは、災害発生直後の混乱をさらに悪化させてしまうことがあります。

このため、安定した連絡手段として、総務省はインターネット回線を利用した連絡方法を推奨しています。

災害時の電話回線の課題
混雑：災害発生直後に多くの人々が一斉に電話をかけるため、電話回線が混雑し、通話が難しくなります。
固定電話の脆弱性：地震や津波などの物理災害によって、電話線が破損する可能性があります。

インターネット回線の利用の利点
分散型ネットワーク：インターネットは分散型ネットワークであり、一部が破損しても他の経路を通じて通信が維持されやすいです。
複数の通信手段：インターネットを利用することで、電子メール、SNS、メッセンジャーアプリ、ビデオ通話など、複数の通信チャネルが利用できます。
情報の即時共有：インターネットを介した連絡手段は、リアルタイムで情報を素早く共有することができます。

 

災害時の業務負担が減る

 
安否確認システムを使えば、管理者や担当者の災害時の業務負担を減らすことができます。システムは自動で情報を送受信したり、従業員の安否確認の回答を集計してグラフ化したりする機能を備えており、安否確認のプロセスが効率化されます。そのため、システムを活用している間に、管理者や担当者は他の重要な対応に集中することができます。

迅速な情報収集
安否確認システムは、自動的に各従業員から安否情報を集約する機能を持っています。従業員がシステムにアクセスして自分の状態を報告することで、管理者はリアルタイムで全体の状況を把握できます。

自動化された連絡通知
システムには一斉通知機能があり、管理者や担当者が一人一人に連絡を取る必要がなくなります。これにより、連絡業務が大幅に効率化され、重要な時間と労力を節約できます。

多チャネルアプローチ
安否確認システムは、メールや専用アプリケーションなど、複数の連絡手段をサポートしています。1つの通信手段が使えなくなっても、他の手段で連絡を取ることができ、連絡の成功率が向上します。

リアルタイムの集計と分析
システムは安否情報をリアルタイムで集計し、グラフ化する機能を備えています。管理者は迅速に状況を把握し、適切な対応策を講じることができます。

報告機能
自動生成される報告機能を利用することで、上層部や関連機関への報告を迅速かつ効果的に行えます。これにより、手作業による報告書作成の手間と時間を大幅に削減できます。

履歴の保存と検索
システムはすべての配信履歴と回答を保存し、必要に応じて簡単に検索・参照することができます。後日の報告や評価が容易になり、記録の管理がスムーズになります。

 

個人情報の管理が不要になる

 
安否確認システムを導入すれば、従業員の私用メールアドレスや電話番号を個別に管理する必要がなくなります。自然災害はいつ起こるかわからないため、緊急時に備えて私用の連絡先を連絡網として登録するケースも多く見られます。しかし、これらのメールアドレスや電話番号は個人情報であるため、漏洩を防ぐために適切な管理が求められます。

また、プライベートな連絡先や、コミュニケーションアプリなどのプライベートアカウントを持つSNSを連絡網に載せることに対して、従業員が抵抗感を抱くこともあります。こうした個人情報を安全に取り扱うためには、細心の注意を払う必要がありますが、安否確認システムを使うことで、このような手間や負担を軽減できます。

安否確認システムでは、従業員の個人情報を暗号化し、安全にシステム内に保存することができます。これにより、個人情報を管理する手間や労力が削減され、情報漏洩のリスクも低減します。システムを活用することで、効率的かつ安全に連絡体制を構築できるため、従業員のプライバシーを守りつつ、緊急時に迅速な対応が可能となります。
 

災害時以外にも活用できる

 
安否確認システムは、災害時の連絡手段としての役割にとどまらず、その他の社内業務にも幅広く活用できます。例えば、情報の通知や定期的な訓練、さらにはストレスチェックの実施など、日常的な業務でも効率的に使用することができます。これにより、システムを災害時だけでなく、通常時にも積極的に活用することが可能になります。

以前は手作業で行っていたメールの送信やアンケートの集計など、時間と労力を要する作業も、安否確認システムを利用することで大幅に効率化できます。例えば、定期的な情報配信やアンケート実施が自動化されるため、従業員の負担を軽減し、管理者側の業務負担も減少します。これにより、業務のスムーズな運営が促進され、より効果的な社内コミュニケーションが実現します。
 

04安否確認システムを選ぶポイント

安否確認システムを選ぶ際には、自社のニーズに合ったものを選ぶことが非常に重要です。適切なシステムを選ぶためのポイントを以下にリストアップします。

利用したい機能が備わっているか

管理・操作がしやすいか

サポート体制が整っているか

リスクヘッジができているか

コストがかかりすぎないか

無料トライアル期間があるか

これらのポイントを参考にしながら、自社に合った安否確認システムを選ぶことで、無駄なコストを避け、使いやすく効果的なシステムを導入することができます。システム導入を考える際には、これらの基準を念頭におき、自社の具体的なニーズに合った選択をすることが大切です。

 

利用したい機能が備わっているか

 
安否確認システムを選ぶ際には、自社が必要とする機能が備わっているかを確認することが重要です。例えば、安否確認システムは地震に対応するものだけでなく、台風や豪雨、豪雪などの天候による注意報や警報にも対応しているものがあります。また、翻訳機能が付いているシステムもあり、外国籍の従業員がいる場合に便利です。

自社のBCP（事業継続計画）方針を精査し、どのようなリスクに備える必要があるかを明確にした上で、システムを選ぶことが大切です。BCP方針に基づいて、必要な機能を選べるシステムを導入することで、緊急時に効果的に対応することができます。

さらに、安否確認システムには、自動配信機能だけでなく、手動配信にも対応しているかどうかもチェックポイントです。また、組織内で特定の部署や地域のグループ分けが可能な機能があるかも重要です。これらの細かな機能を確認することで、より柔軟で効果的な運用が可能になります。

 

管理・操作がしやすいか

 
安否確認システムを導入する際は、管理や操作のしやすさも重要なポイントです。どれだけ高機能なシステムでも、従業員が使いこなせなければ、緊急時に十分な効果を発揮できません。

特に、非常時には多くの人が動揺し、冷静な判断が難しくなることがあります。そのため、直感的に操作できるシンプルなデザインのシステムを選ぶことが大切です。ボタンの配置や画面の見やすさ、スマートフォンやパソコンから簡単にアクセスできるかなど、誰でもスムーズに使える設計かどうかを確認しましょう。

《選択のポイント》

視覚的に整理されたシンプルなデザインで、誰でも直感的に操作できるか

操作手順が明確で、混乱せずに必要な対応が行えるか

スマートフォン・タブレット・パソコンなど、さまざまなデバイスで問題なく動作するか

トラブル発生時に迅速に対応できるサポート体制が整っているか

 

サポート体制が整っているか

 
安否確認システムを選ぶ際には、充実したサポート体制も重要なポイントです。導入前の相談や導入後の運用、操作方法に関して、迅速かつ的確なサポートが受けられると、安心してシステムを利用できます。システムを最大限に活用するためにも、問い合わせ対応やサポート体制がしっかりしている企業を選ぶことが大切です。
 

リスクヘッジができているか

 
被災した際にも問題なく使えるよう、拠点を分散させるなどのリスクヘッジがしっかりと実施されている安否確認システムを選びましょう。

例えば、サーバーが1カ所に集中していると、その地域が被災した際にシステムがダウンし、安否確認自体ができなくなる恐れがあります。これでは、非常時の連絡手段としての役割を果たせず、導入の意味がなくなってしまいます。

こうしたリスクを避けるためにも、複数の地域や国にサーバーを設置し、万が一の事態にも対応できる体制を整えているシステムを選ぶことが重要です。しっかりとしたリスクヘッジが施されたシステムを導入することで、緊急時でも安定した運用が可能となります。
 

コストがかかりすぎないか

 
安否確認システムを導入する際は、コスト面も重要なポイントです。適切な予算設定とコスト管理を行うことで、財務的な負担を抑えつつ、企業にとって価値のある投資へとつなげることができます。

システムによっては、初期費用や年額（月額）費用、さらには登録ユーザー数に応じた料金変動など、さまざまなコスト要因があります。そのため、事前に料金体系を確認し、自社の規模や運用方針に適したものを選ぶことが大切です。

また、見積もりだけでなく、機能面や操作性、サポート体制なども総合的に比較検討することが重要です。導入を検討する際は、興味のあるシステムの担当者に問い合わせ、詳細な情報を得た上で慎重に判断しましょう。
 

無料トライアル期間があるか

 
安否確認システムを導入する前に、無料トライアル期間があるかどうかを確認することも重要です。トライアル期間があれば、実際にシステムを使用しながら、操作感や機能性を確かめることができます。

また、導入後の運用を具体的にイメージできるため、自社に適したシステムかどうかを判断しやすくなります。無料トライアルがない場合、想定していた使い方ができなかったり、操作が難しかったりといったミスマッチが発生する可能性もあります。スムーズな導入を実現するためにも、無料トライアルを提供しているシステムを選ぶとよいでしょう。
 

05安否確認システムを導入する流れ

安否確認システムを導入する際は、適切なプロセスを踏むことで、自社に最適なシステムを選ぶことができます。導入の一般的な流れは以下の通りです。

①システムに求める機能を明確にする
まず、自社の運用方針や必要な機能を整理し、どのようなシステムが最適かを明確にします。

②複数のシステムを比較・検討する
市場にはさまざまな安否確認システムがあるため、機能やコスト、サポート体制などを比較し、候補を絞り込みましょう。

③資料請求・問い合わせをする
詳細な情報を得るため、気になるシステムの担当者に問い合わせ、疑問点を解消します。

④無料トライアルで試す
無料トライアル期間を活用し、実際の使用感や操作性を確認します。製品が実際に自社の要件に合致しているかを確認しましょう。

⑤申し込む
システムの内容に納得したら、正式に申し込みを行い、導入手続きを進めます。

⑥運用開始
システムの設定や社内への周知を行い、実際の運用を開始します。定期的な訓練を実施し、緊急時に備えましょう。

システムの導入をスムーズに進めるためにも、不明点があれば担当者に確認しながら慎重に選定することが大切です。
 

06安否確認システムならパスカルの「オクレンジャー」

安否確認システムの導入を検討しているなら、パスカルの「オクレンジャー」がおすすめです。導入企業・団体は4,000以上、ユーザー数は累計220万人と、多くの実績を誇るシステムです。

「オクレンジャー」は、日本で初めて特許を取得した緊急連絡網・安否確認システムのスマホアプリであり、気象庁の情報と連携した地震・津波情報の配信、メッセージの既読人数や回答の自動集計、従業員が設定した地域で災害が発生した際に自動で安否確認メッセージを送るプライベート配信機能など、豊富な標準機能を備えています。

さらに、GPS連携や土砂災害警戒情報・洪水予報の配信、人事・労務・給与システムとの連携が可能なWEB APIの提供など、企業の用途や目的に合わせたオプション機能の追加も可能です。

シンプルかつ直感的に操作できるデザインのため、誰でも簡単に使いこなせます。また、経験豊富な担当者が導入から運用まで丁寧にサポートし、登録率や回答率の向上にも貢献します。

無料トライアル期間も用意されているため、安否確認システムの導入を検討している企業担当者は、ぜひ無料トライアルにお申し込みください。
無料トライアル訴求先：https://www.ocrenger.jp/trial/

また、機能やコストに関する詳細な確認を希望される方は、お問い合わせフォームからお気軽にご連絡いただけます。
お問い合わせ訴求先：https://www.ocrenger.jp/inquiry/
参考：https://www.ocrenger.jp/
 

07緊急事態に備えて安否確認システムを導入しよう

このコラムでは、事業運営において重要な安否確認システムについて解説してきました。このシステムは、従業員及びその家族の安否を自動で確認し、回答の集計も行える利便性を有しています。特に自然災害が頻繁に起こる日本においては、緊急時の事業継続や迅速な復旧をサポートするために導入が望まれるシステムです。

ただし、どの災害や事態をカバーするかは企業ごとに異なりますので、システムを選ぶ際には必要な機能が実装されているか、またカスタマイズ可能かを確認することが重要です。オクレンジャーでは、オプションによるカスタマイズが可能で、システムの導入から運用開始まで、担当者がしっかりとサポートします。

導入後のフォローアップも万全で、ヘルプデスク専任スタッフが電話、メール、チャット、FAXを含む様々な手段で迅速に対応し、安心して利用することができます。。オクレンジャーは管理者だけでなく、利用者一人一人の問い合わせにも対応します。

オクレンジャーでは無料トライアルも提供していますので、安否確認システムの導入を検討されている企業はぜひこの機会にシステムを試してみてください。安全な環境を維持するために、ぜひとも安否確認システムの導入をご検討ください。