01中小企業は安否確認システムを取り入れる必要がある？

多くの中小企業では、既存のメールやSNSを使用した安否確認で十分であると考えられがちです。
しかし、東京商工会議所が実施した2024年8月公表のリサーチによると、34.4%の中小企業が安否確認システムを導入しています。
安否確認システムを導入すべき理由は以下の点が挙げられます。

復旧に人員を割くため

確実にメッセージを送るため

 

復旧に人員を割くため

災害発生時、企業はすぐに事業を再開しなければなりません。しかし、人手が少ない中で、従来のようなメールやSNSを使う方法では、送信や回答の集計に時間がかかってしまいます。その結果、本来事業の復旧に充てるべき人員が、安否確認作業に割かれてしまう事態が発生します。
専用の安否確認システムを導入することで、自動メッセージ配信や返信内容の自動集計が可能となります。これにより、管理者は迅速に状況を把握し、適切な人員配置を判断・実行することができます。結果として、企業は事業再建に注力することが可能となります。

 

確実にメッセージを送るため

災害発生時に従業員の安全確認を迅速に行うには通常のメールやSNSでは問題が生じる可能性があります。
通信回線の混雑や安否確認担当者自身の被災により、メール送信が困難になるケースが想定されます。
専用の安否確認システムは、災害発生直後から自動的に配信することができ、通信回線が混雑しやすい状況下でも、確実にメッセージを送信するように設計されています。このシステムを導入することで、従業員の安全確保と事業の継続性を高めることができます。

 

02中小企業が安否確認システムを取り入れるメリット

中小企業が安否確認システムを導入すると、多くのメリットがあります。ここでは主なメリットを3つご紹介します。
安否確認システムを取り入れるメリットを知って、導入を検討しましょう。

従業員の安否をすばやく確認できる

安否確認に人手がかからない

日常的な業務にも活用できる

 

従業員の安否をすばやく確認できる

安否確認システムの導入は従業員とその家族の安全確認、出社状況の把握に役立ちます。災害発生時に迅速に全従業員へ連絡ができ、返信内容の自動集計が可能なことにより、事業継続のために動ける人数を即座に確認できます。
非常時の迅速な対応は、事業の中断を最小限に抑え、安定した運営を実現します。

 

安否確認に人手がかからない

安否確認システムは、災害発生時に自動で安否確認メッセージが配信され、回答が自動集計されることより、従業員の安否確認を迅速かつ確実に行うことができます。
また、システムでは個人情報の管理やメーリングリストのメンテナンスの必要がなく、これらの業務に関わる人的コストを削減できます。特に中小企業にとっては、限られた経営資源を効率的に活用し、事業の持続性を高める有効なツールとなります。

このように、安否確認システムの導入により、緊急時の対応力が向上し、組織全体のリスク管理能力を強化することができます。企業の事業継続性を確保する上で、非常に重要な役割を果たすといえます。

 

日常的な業務にも活用できる

安否確認システムは中小企業にとって緊急時のみならず日常業務でも非常に役立ちます。会議の変更通知といった重要なお知らせを一斉配信することで迅速に周知できます。
また、シフト表の配布や部門ごとの打合せの連絡など、特定の情報を効率よく共有する際にも便利です。
このように、安否確認システムの利用によって、社内コミュニケーションの改善や日常的な業務の運営をスムーズにし、効率を向上させることができます。

 

03中小企業が安否確認システムを選ぶ基準

中小企業において、安否確認システムを選定する際には、以下の基準を考慮し、実際に企業のニーズに合っているかどうかを確認することが重要です。

機能が自社に合っているか

連絡手段が複数あるか

操作性がいいか

コスト面で問題がないか

 

機能が自社に合っているか

安否確認システムの導入は、中小企業にとって重要な決断です。事業の継続はもちろんのこと、従業員の安全を確保するための必須ツールとなります。しかし、選択肢が豊富であるため、どのシステムが自社に最適かを見極めることが肝要です。
安否確認システムには多様な機能が備わっていますが、主に以下のものが挙げられます。

地震・津波などの災害時の自動配信機能

手動配信機能

掲示板機能

回答の自動集計機能

これらは基本的な機能ですが、システムによっては更に多様なオプションが付加されています。
多機能なシステムは便利に見えますが、最初は使いこなすのが難しく、コストも余計にかかってしまう可能性があります。
導入前には、システムが提供する機能が自社の要望に合っているか、また必要に応じてカスタマイズが可能かどうかを十分に確認しましょう。無料体験版を活用すると、実際の操作感や機能が自社の要望に合致しているかを体感できます。

 

連絡手段が複数あるか

安否確認システムを選ぶ際は、メールだけでなく、専用アプリなど複数の連絡手段で連絡が取れるかどうかを確認することが重要です。
災害時は通信回線が混雑してメールが送れないことがあります。緊急事態にすぐ安否確認メッセージを送信できないと、安否確認システムを導入する意味があまりありません。
連絡手段が複数あるシステムを選べば、一つの手段が使えない場合でも他の方法で迅速に安否確認ができます。これにより、災害発生時でも確実に従業員の安全を確認し、必要な対応を行えるようになります。

 

操作性がいいか

安否確認システムを選ぶ際、従業員が直感的に操作しやすいシステムであるかは非常に重要です。
特に大規模な災害が発生した際、ストレスやパニックにより普段簡単にできる操作も難しくなることがあります。
安否確認の回答率を上げるためにも、誰もがすぐに使いこなせる、シンプルでわかりやすいデザインのシステムを選ぶことが大切です。

 

コスト面で問題がないか

安否確認システムを導入する際には、コスト面で問題ないかもチェックが必要です。導入には主に、初期費用とランニング費用がかかります。
まず、導入時には契約するシステムによっては初期費用が必要です。その後は、システムを運用するためのランニング費用が発生します。
これらの費用が予算内で収まるかを計算し、会社の財政に無理がないか確認しましょう。このプロセスにより、無理のないシステム運用ができます。

 

 

04中小企業の安否確認システムならパスカルの「オクレンジャー」

中小企業の安否確認システムには、パスカルの「オクレンジャー」がおすすめです。
4,000以上の企業・団体で導入され、累計220万人のユーザーに支持されています。日本初の特許を取得したこのシステムは、気象庁の情報に基づく災害情報をリアルタイムで配信し、緊急連絡網と安否確認が行えます。メッセージの既読数や回答の自動集計、従業員が個々で設定した地域で災害が発生した際に自動で安否確認メッセージを送るプライベート配信などの機能が標準装備されています。

さらに、GPS連携や土砂災害警戒情報の配信、人事・労務・給与管理システムとの連携が可能なWEB APIなど、追加機能も提供されています。直感的なデザインと経験豊かなサポートスタッフにより、操作が簡単で効率的なシステム管理が実現します。

無料トライアル期間も設けていますので、下記にてお申し込みいただけます。
無料トライアル訴求先：https://www.ocrenger.jp/trial/

また、機能やコストの確認を希望される方、無料トライアルの前に資料請求をしたい方はお問い合わせフォームからご連絡ください。
お問い合わせ訴求先：https://www.ocrenger.jp/inquiry/
参考：https://www.ocrenger.jp/

 

05中小企業も安否確認システムを取り入れよう

このコラムでは、中小企業がなぜ安否確認システムを導入するべきなのかについて解説してきました。
メールやSNSなどの既存のツールを利用して安否確認をする場合、災害発生時に迅速かつ確実に全従業員の安全を把握することが難しく、災害後の事業復旧が遅れる可能性があります。
従業員の規模に関わらず、安否確認システムを導入することで、事業の継続性も強化されます。

中小企業には、オクレンジャーがおすすめです。利用のしやすさ、導入の手軽さで多くの中小企業から支持を得ています。スタッフが導入の初期段階からしっかりとサポートを提供するため、安否確認システムに不慣れな企業でも安心して利用できます。

従業員の安全は企業にとって最も重要な責任の一つです。既存のコミュニケーションツールだけではなく、専門的な安否確認システムの導入を検討すべきでしょう。災害がはいつどこで発生してもおかしくない今、オクレンジャーを活用して、安全と事業の継続を確保しましょう。

オクレンジャーでは無料トライアルも提供しています。安否確認システムの導入を検討されている企業はぜひこの機会にシステムを試してみてください。