01企業の緊急連絡網の目的や必要性

緊急連絡網の役割を明確にするため、まずは以下を確認しましょう。

緊急連絡網とは・・・

地震や台風など天災による緊急時に連絡すべき優先順番や担当者を定めておくもの

情報共有を迅速かつ効率的にするためのもの

従業員の安否確認や関係各所の正確な状況把握をするためのもの

事業継続、早期復旧のためのBCP策定に必要不可欠なもの

有事発生後スピーディに対応するためのもの

 

上記から緊急連絡網は企業にとって非常に重要といえるでしょう。

02緊急連絡網の作り方

 

緊急連絡網の作り方について詳しく解説します。効果的な緊急連絡網を構築するためには、以下のステップを踏むことが重要です。

使用条件を決める

運用ルールを決める

連絡方法を決める

ルールを周知する

連絡先を収集する

 

これらのステップを踏むことで、緊急時に迅速かつ効率的に情報を伝達できる連絡網が構築できます。日常から準備を進め、いざという時に備えるようにしましょう。

 

 

使用条件を決める

緊急連絡網は、その名の通り緊急ですから日常連絡とは異なる場面で使用します。つまり、緊急連絡網を使用する「緊急時」の条件を明確にしておく必要があります。

発動条件には「自発的発動」と「外部要因的発動」の2種類があります。ここでは、発動の種類別に使用条件の例を紹介します。

 

自発的な発動

自発的な発動とは・・・企業が判断して発動するものです。

社内で発生した事故

システム障害

台風や大雪など悪天候による自宅待機や帰宅命令

 

外部要因的発動

外部要因的発動とは・・・政府や自治体など公的な機関からの発表に基づいて発動するものです。

地震や津波、火山、気象情報などの緊急速報や避難指示

弾道ミサイル飛来など有事関連情報となるJアラート

災害時等に発せられる自治体からの指示

流行性ウイルスなどのパンデミック対策

 

自社の業種や業態、取り扱う製品、立地など様々な方面と可能性から見て、使用条件を決めましょう。

 

運用ルールを決める

使用条件が決まったら、次に行うのが運用ルールです。緊急連絡網の運用ルールで決めるべき点として以下が挙げられます。

連絡の順番と流れ

確認する内容

担当者、管理者を決める

 

 

連絡の順番と流れ

緊急連絡網の連絡の順番や流れを設定する際には、組織の規模や階層を考慮することが重要です。以下は、具体的な連絡の流れの設計と、連絡がつかない時の対応策についてのアプローチです。

 

1. トップダウンアプローチ

最も一般的な方法で、情報は組織の最上位から順に下層に伝えられます。

例： 本部 → 部門長 → 課長 → 従業員

この方法の利点は情報の統制が行いやすいことですが、伝達が遅れる可能性もあります。

 

2. 一斉送信システム

緊急性が非常に高い情報は、本部から直接全従業員へ一斉に情報が送信されます。使用するツールによっては、メール、SMS、専用の通知アプリなどが利用可能です。

 

連絡がつかない時の対応策

代替連絡手段の設定

専用システムの利用

バックアップ担当者の指定

 

これらのポイントを設計時に考慮することで、緊急連絡網はより効果的に機能し、緊急時における情報の伝達をスムーズに行えます。組織の状況に応じて柔軟にアプローチを変えることが重要です。

 

 

確認する内容

緊急連絡網で何を確認・連絡するのかを明確に決めておきましょう。以下に一例をご紹介します。

従業員やその家族の安否

外出している従業員の現在地

出社可否

現場や事業所の被災状況

 

実施するためのポイント

情報の整理と迅速な共有

プライバシーの保護

定期的な更新

これらの内容を緊急連絡網に組み込むことで、緊急時には従業員やその家族への支援がスムーズに行えるようになります。また、業務の継続性と復旧の効率も高まります。

 

担当者、管理者を決める

緊急連絡網の取りまとめをする担当者や管理者を事前に選出しておきましょう。自社の規模によっては、本部だけでなく部署単位で担当者を選出しておくのも良いでしょう。担当者・管理者の役割として以下が挙げられます。

 

緊急連絡先の管理

災害時の従業員の安否把握

現場の状況把握や指示

情報収集や集計

必要に応じて上層部へ報告

 

緊急連絡網には個人情報が含まれるため、その取り扱いには十分配慮しながら常に最新の状態を保つようにしましょう。

 

連絡方法を決める

緊急連絡網の運用ルールや役割が決まったら、どのように連絡するのが一番最適かを検討しましょう。代表される連絡方法は以下が挙げられます。

 

電話

SMS

メール

チャット

緊急連絡システムや安否確認システム

ここからは各連絡方法のメリットとデメリットを解説します。

 

電話

連絡網と言われて、まず思いつく連絡方法は電話ではないでしょうか。昔ながらのリレー方式で電話を掛ける方法や、企業であれば緊急連絡の担当者が関係者へ1本1本電話を掛ける方法もあるでしょう。

【メリット】

ツール不要

連絡に気づきやすい

 

【デメリット】

連絡回数が多い

時間が掛かる

情報収集の手間

回線が繋がらない

 

SMS

SMSとは電話番号を使って、メッセージのやり取りができるサービスです。

【メリット】

連絡がしやすい

手軽に使える

届きやすい

 

【デメリット】

一斉送信できない

漏れや遅れ

文字数制限

 

メール

普段から利用しているメールアドレスを使った連絡方法もあるでしょう。

【メリット】

一斉送信ができる

文字数に制限がない

届きやすい

 

【デメリット】

不達のリスク

個人情報管理

 

チャット

ビジネスチャットを活用する企業が格段に増えている昨今では、チャットも連絡手段の一つです。

【メリット】

手軽に使える

一斉送信ができる

 

【デメリット】

集計の手間

アプリのインストール

 

緊急連絡システムや安否確認システム

現在、多くの企業で導入されているのが緊急時に備えた専用システムです。緊急時や災害時に特化したシステムのため、いざというときの緊急連絡に役立つ機能が数多く備わっています。

【メリット】

一斉配信ができる

災害時に強い

自動配信ができる

自動集計ができる

受信方法が選べる

 

【デメリット】

コストが掛かる

周知させる必要がある

 

ルールを周知する

運用ルールを決めても、従業員がそのルールを理解していなければ活用できません。運用がはじまる前には必ず従業員に周知しておきましょう。その際のポイントは以下の通りです。

従業員の不明点や不安点は運用前に取り除く

緊急時の連絡手段や連絡フローを明確に説明する

誰からどんな連絡が来るのかを予告しておく

プライベートのアドレスや番号を収集する場合は管理体制を説明しておく

必要であれば説明会などを実施し、従業員に緊急連絡網の必要性を理解してもらいましょう。

 

連絡先を収集する

緊急連絡網に対する従業員の理解が得られたら、連絡先を決めて必要な情報を収集しましょう。集める情報の一例として、以下が挙げられます。

氏名

部署

メールアドレス

電話番号

家族や近親者の連絡先

メールアドレスの変更などで連絡が取れない場合のことを想定して、連絡先はメインとサブというように複数聞いておいた方が安全でしょう。

03企業が緊急連絡網を作る時の注意点

緊急連絡網はその名の通り緊急を要する場合に使用するものです。その為、作成には注意しなければならない点があります。以下を抑えておきましょう。

従業員の同意を得る

個人情報を厳重に管理する

定期的な訓練を行う

各項目について以下に解説していきます。

 

従業員の同意を得る

緊急連絡網を作成するにあたって、従業員への連絡が必要になる場合は従業員の連絡先を収集することになります。これには同意を得る必要があります。

緊急連絡先には従業員の個人情報が含まれるので、従業員の同意を得ましょう。

個人的な連絡や通常の業務連絡など、緊急時以外の連絡で使用するのはやめましょう。

 

個人情報を厳重に管理する

緊急連絡網のために得た従業員の情報は、個人情報にあたるものもあります。厳重に管理して漏洩のリスクは徹底的に排除しましょう。以下のような対策が有効です。

不正アクセスやウイルスへの対策、パスワード保護

個人情報管理の不要な安否確認システムを導入

 

定期的な訓練を行う

緊急事態が発生した際に、滞りなく情報の伝達と収集を行うためには、定期的な訓練が欠かせません。訓練を行う上でのポイントは以下の通りです。

連絡体制を理解しておく

訓練で得たことを教訓にする

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05緊急事態に備えて緊急連絡網を作ろう

今回は、効果的な緊急連絡網の作り方や運用についての注意点を紹介しました。

企業の緊急連絡網は、災害や緊急事態が発生した際に事業の継続性を保ち、従業員の安全を確保するために不可欠です。正確かつ迅速な情報収集・共有が求められる中、多くの企業が緊急連絡網の構築と運用に苦労しています。特に、従業員の連絡先の収集や個人情報の保護は、厳格な管理が求められるエリアですが、これが企業にとって大きな負担となっているのも事実です。

 

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