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2025/04/18 更新

安否確認メール作成のポイントを解説！送信・返信時の注意点は？【例文付き】

地震や台風など災害の多い日本では、企業にとって従業員の安否を確認するための「安否確認メール」が非常に重要です。しかし、一概に安否確認メールと言っても、どんな点に注意して文面を作成すれば良いのか、取引先からお見舞いメールをもらった場合どう返信すべきかなど、適切なメールの文面が分からず不安を抱えている担当者も多いのではないでしょうか。
この記事では、安否確認メールを作成する際に注意すべきポイントや、取引先を含めた社外の方へ返信する際に気をつけたいマナーについて詳しく解説します。また、安否確認メールの送信方法をいくつかご紹介します。それぞれの特徴も紹介しますので、ぜひ最後までご覧になって参考にしてください。

01安否確認メールとは？なぜ必要なのか

安否確認メールは、緊急事態が起こった際に従業員をはじめ社内外の関係者の安否を確認するために送信されるメールです。企業がこの種のメールを送る主な目的は、以下の3点に集約されます。

事業継続の判断を行うため
被害状況を速やかに把握するため
関係者の不安を和らげるため

従業員の安否確認は、確保可能な人員を把握し、それに基づき事業の迅速な復旧計画を立てることに直結しています。また、取引先の安否を確認することにより、その取引が継続可能か、あるいは新たな取引先を探す必要があるかどうかを判断する材料ともなります。

02【社内向け】安否確認メールを送信する時のポイント

安否確認メールを送信する際に注意すべきポイントは以下の通りです。

災害発生後なるべく早く送る

内容は安否確認のみに絞る

返信を急かす文面は入れない

相手を気遣う一文を入れる

多言語に対応しておく

これらのポイントを抑えておくことで、安否の回答率が高まり、取引先との信頼関係を維持することにも繋がります。

災害発生後なるべく早く送る

災害が発生した場合、安否確認メールはできるだけ速やかに送信しましょう。その理由は、従業員の安全が確保されているかを迅速に把握し、必要な支援措置やビジネス継続計画（BCP）への対応を素早く進めることができるからです。
また、災害後は次第に連絡を試みる人々が増え、通信回線が混雑する可能性が高まります。これにより、メールやメッセージの送信が困難になったり、受信が遅れたりすることがあります。
そのため、普段から速やかにメールを送れる体制を整えておくことが重要です。

内容は安否確認のみに絞る

安否確認メールの内容は、状況の把握と迅速な対応を目的としているため、簡潔に安否確認のみに絞ることが重要です。災害時など特殊な状況下では、長文や多くの質問が含まれていると、回答が困難になり、結果的に返信が遅れることがあります。
具体的には、メールの件名や本文の冒頭で明確に「安否確認」のメールであることを示し、不要な挨拶文は省略して直接本題に入るようにします。例えば、冒頭に「安否確認のお願い」と明記し、その後に具体的な指示や質問を箇条書きで提示することが効果的です。
また、社内向けのメールでは、選択肢を用意して簡単に回答できる形式にすると、よりスムーズに情報が集まります。シンプルで明瞭な文面を心がけることで、受信者が内容を素早く理解し、迅速に返信することが可能になります。これにより、全体の回答率の向上を期待できます。

返信を急かす文面は入れない

返信を急かすような表現は、安否確認メールでは避けるべきです。「本日中に」というような言葉は使用しないよう心掛けましょう。災害時は、メールを受け取った側が混乱している可能性が高く、すぐにメールに返信できない状況も考えられます。
まずは、受信した自身や家族の安全を確保することを最優先するように伝えることが重要です。これにより、返信に対する圧力を感じることなく、適切な対応をとることができます。
ただし一定の時間が経過しても返信がない場合は、メールが見落とされている可能性も考慮し、再送することが望ましいでしょう。
普段から緊急時の訓練を行い、安否確認メールには可能な限り早く回答するように促しておくことも重要です。

相手を気遣う一文を入れる

安否確認メールを送る際は、単に状況を確認するだけでなく、メールを受け取った側への気遣いを簡潔に表現することが大切です。この一言が、相手に対する思いやりとして感じられ、無事を祈る気持ちが伝わります。特に取引先など社外の人々への安否確認では、後の信頼関係を維持する意味でも、こうした配慮を忘れないようにしましょう。ただし、社外宛に複数の担当から同じような内容のメールがバラバラに何通も送られて、これが相手企業の負担になることもあります。社外宛の場合は、社内で送信する基準や担当者、文面などをあらかじめ整理しておきましょう。

多言語に対応しておく

多国籍な従業員を抱える企業の場合、安否確認メールは複数言語で対応することが重要です。日常生活で日本語が堪能な外国人従業員であっても、緊急状況下では慣れない災害関連の専門用語や緊迫した状況での日本語理解が困難になることもあります。
(株)パスカルの安否確認システム「オクレンジャー」は、13か国の言語に対応しているため、外国人従業員のいる企業にも安心してご利用いただけます。

03社内向けに安否確認メールを送る手段

安否確認メールを送る際、主に以下の3つの手段が考えられます。

メールを直接送信する

メーリングリストを活用する

安否確認システムを活用する

以下では、それぞれの特徴を紹介しますので、どの方法を採用するかの参考にしてください。

メールを直接送信する

安否確認メールを従業員の個別のメールアドレスに送信する場合には、以下のメリットとデメリットがあります。

【メリット】

コストがかからない
既存のメールシステムを使用するため、追加のコストが発生しません。

【デメリット】

手間がかかる
大人数の従業員に対してメールを送る場合、作業が煩雑になり時間が掛かります。また、返信されたメールを一通一通開封して確認する作業も発生します。

個人情報の管理リスク
私用メールアドレスを使用する際は、個人情報の取り扱いに細心の注意が必要です。適切な管理が行われていないと、プライバシー侵害のリスクが発生する可能性があります。

メールアドレスの間違い
メールアドレスが正確でない場合、安否確認のための連絡が従業員に届かないことがあります。また、メールアドレスの変更による不達の可能性もあり、常に正確なメールアドレスの登録と確認が必要です。

メーリングリストを活用する

メーリングリストを活用する場合についてのメリットとデメリットは以下の通りです。

【メリット】

メールアドレスを間違える心配がない
事前に構築されたメーリングリストを使用するため、個々のメールアドレスを誤入力するリスクがほとんどありません。

送信の手間が少ない
一度に多数の従業員へメールを送ることができるため、手間を大幅に削減できます。

【デメリット】

メーリングリスト管理の負担
従業員の入退職や異動があるたびにリストを更新する必要があるため、管理には継続的な労力が必要です。

迷惑メールだと間違われる
大量のメール送信が行われるため、メールシステムによるフィルタリングで迷惑メールとして扱われることがあります。

個人情報の管理リスク
私用メールアドレスを含む個人情報の管理が不十分な場合、情報漏洩のリスクが生じる可能性があります。

回答の集計が手間
自動化されていない場合、回答の集計には手作業が必要で負担となります。

安否確認システムを活用する

安否確認システムを利用してメールを送信する場合についてのメリットとデメリットを以下のように整理しました。

【メリット】

自動配信で手間なく早い
あらかじめ設定した安否確認の定型文をシステムが自動でメール送信し、迅速に安否確認を行うことができます。

個人情報が保護される
従業員が自身でメールアドレス等の情報を登録するため、個人情報の管理が容易で安全です。

回答が自動集計される
回答の集計もシステムが自動で行うため、手作業による集計の誤りや手間が省けます。

【デメリット】

コストがかかる
システムの導入及び維持には費用が必要です。
デメリットはコストがかかる点ですが、緊急事態に万全な状態で備えておくなら、安否確認システムを活用するのがおすすめです。

04【社内向け】安否確認メールの例文

社内向け安否確認メールの例文をご紹介します。

件名：【重要】安否確認

本文：

＜企業名＞＜安否確認管理担当部署＞です。
震度◯以上の地震が発生しました。まずはご自身とご家族の安全確保を最優先に行動してください。
その後、以下の安否状況の回答をお願いします。
１）本人の状況：◯無事　◯負傷あり
２）家族の状況：◯無事　◯負傷者あり　◯不明
３）現在の場所：◯自宅　◯社内　◯その他
４）出社の可否：◯可能　◯不可能
５）自宅の状況：◯無事　◯被災　◯不明
６）その他連絡：自由に入力してください。

挨拶は省き、部署名と担当者名だけ記載するとよいでしょう。
また、質問内容を記載して回答してもらうようにしましょう。

05社内に安否確認メールを送るならパスカルの「オクレンジャー」

緊急事態発生時の社内安否確認メールの送信には、(株)パスカルの安否確認システム「オクレンジャー」がおすすめです。このシステムは4,000以上の企業や団体、220万人のユーザー実績を持つ、日本初の特許取得済みの緊急連絡網・安否確認システムです。スマホアプリを介して簡単に操作が可能で、多くの高度な機能を備えています。

主な機能:

自動配信：気象庁の情報と連携した地震や津波の情報を自動で配信します。

プライベート配信：各従業員が設定した地域で災害が発生した際、自動的に安否確認メッセージを送信します。

既読人数と回答の自動集計：送信したメッセージの既読人数と回答を自動で集計し、迅速な状況把握が可能です。

多言語自動翻訳機能：多言語環境の従業員にも対応可能です。

システム連携：人事・労務・給与など他のシステムとの連携が可能なWEB APIを提供します。

使用感:

シンプルで直感的な操作が可能なデザインで、どなたでも簡単に使用できます。
サポート: 経験豊富な担当者がサポートし、サービスの稼働や利用促進を丁寧にアシストします。

トライアル情報:

無料トライアル期間が設けられているため、実際にシステムを試してみることができます。
トライアル申込みURL: https://www.ocrenger.jp/trial/
資料請求やその他のお問い合わせはこちら: https://www.ocrenger.jp/inquiry/

安否確認システムの導入を検討されている企業担当者は、オクレンジャーの機能やサービスを利用して、緊急時の対応力を向上させてみてはいかがでしょうか。

06【社外】安否確認メールに関するポイント

安否確認メールを社外に向けて送ったり、社外から受け取ることもあるでしょう。以下は、その際のポイントをまとめたものです。

社外向け安否確認メールの送信ポイント

挨拶を省略

相手を気遣う文言を含む

社外向けに送信する際も気を付けるポイントは、社内向けに送信する時と基本的には同じです。

社外からの安否確認メールへの返信ポイント

速やかに返事を送る

メールをもらったお礼を書く

わかりやすく状況を伝える

災害後も円滑に取引を再開するためにしっかりポイントを押さえて返信しましょう。

速やかに返事を送る

災害発生後に安否確認メールを受信したら、事業再開の目処が立たなくても、まずは一報を速やかに返信しましょう。
災害の対応で返事が遅れるのは仕方ありませんが、あまりにも遅れると相手に悪い印象を与えることもあります。
無理に詳細な情報をまとめる必要はありませんが、現在の状況を早く、真摯に伝えることは、災害後の関係性維持に繋がります。

メールをもらったお礼を書く

返信する際は、安否確認メールをいただいたことへの感謝の意を伝えましょう。
納期や打ち合わせの延期といった配慮をしてくれたことなど、相手の心遣いへのお礼を述べ、それに続いて自身の現在の状況について簡潔に報告すると良いでしょう。

わかりやすく状況を伝える

取引先からの安否確認メールへの返信は、明確かつ簡潔に現状を伝えることが非常に重要です。以下の項目を盛り込み、具体的な情報提供を心がけましょう。

従業員の人的被害状況

会社全体の被害状況

復旧の進捗

今後の対応

相手に待ってもらっている納期がある場合は、どれくらいを目途に対応できるのかを伝えるようにしましょう。

07【社外】安否確認メールを送る・返信する時の例文

以下では、社外へ安否確認メールを送信する際の例文と、社外から安否確認メールを受信した際の返信の例文をそれぞれ紹介します。これらの例文を参考に、事前にメールを準備しておくことで、災害時に素早く対応できるようにしましょう。

安否確認メールを送る時の例文

社外向け安否確認メールの例文をご紹介します。

件名：地震災害のお見舞い
本文：
＜相手企業名＞◯◯様
＜自社企業名＞の◯◯です。
このたびの震災で、貴社の地域の被害が甚大であることを知りました。
◯◯様をはじめ皆様のご心労を拝察いたします。
ご無事でおられることを、お祈り申し上げます。

＜近々予定＞の＜納品・打ち合わせ＞については心配におよびません。
落ち着かれてからで結構です。御社のことにご専念くださいませ。

また、私どもでお役に立つことがありましたら、どうぞ遠慮なくお申し付けください。

取り急ぎ、お見舞い申し上げます。
＜署名＞

「お世話になっております。」などの挨拶は省き、部署名と担当者名だけを記載し相手の無事を祈る文面を入れます。
納期や打ち合わせの予定など約束がある場合は、そのことにも触れておくとよいでしょう。

安否確認メールに返信する時の例文

社外から受け取った安否確認メールに返信する例文をご紹介します。

件名：◯◯のお見舞い御礼（今後の事業再開について）
本文：
＜相手企業名＞◯◯様
いつもお世話になっております。＜自社企業名＞の◯◯です。
このたびの地震災害におきましては、温情あふれるお見舞いを頂戴し、誠にありがとうございます。
お返事が遅くなり申し訳ございません。

幸いなことに、弊社においては社員の負傷も社屋被害も軽微にとどまり、停電は◯日に復旧いたしました。通信環境も回復しております。
しかしながら、上下水道の復旧作業に時間がかかっていることから、工場内の一部設備の点検・復旧にいましばらく時間がかかる見通しです。
現在のお取引については、◯月◯日ごろの納期を目処に、できる限りの対処をしております。
少しでも早く再開できるよう、従業員一同尽力しております。
ご理解いただきますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

取り急ぎのメールにて恐縮でございますが、まずはお見舞いの御礼ならびに現状のご報告を申し上げます。

皆様におかれましても、どうぞご自愛ください。
＜署名＞

自社の状況を気にかけてくれたことに対してお礼を述べた後、自社の状況を簡単に説明しましょう。

08ポイントを押さえて安否確認メールを送ろう

安否確認メールを送信する際には、災害発生時特有の注意点がいくつかあります。従業員の安全を確認し、被害状況を迅速に把握することは、災害後の事業計画を効果的に立てるために不可欠です。これまでに挙げたポイントを参考にして、適切に安否確認メールを送信してください。また、社内向けの安否確認メールを送る場合、リスクが少なく手間のかからない安否確認システムを活用することが推奨されます。
安否確認システム「オクレンジャー」は、導入実績が多く、登録率や回答率の向上についての相談サポートも行っています。無料トライアルを提供しているため、安否確認メールの送信フローを検討中の方は、この機会にぜひご検討ください。安否確認の効率化と迅速化に役立つシステムを導入することで、災害対応のパフォーマンスを向上させることが可能です。