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BCPの発動基準・条件は?発動フローも詳しく解説

公開 カテゴリー: BCPに関するコラム


 
緊急事態のためにBCP(Business Continuity Plan)を策定している企業も多いのではないでしょうか。BCPは有事の際に業務を継続するための重要な計画です。議論を重ね、訓練を通して精度の高いBCPができあがっている企業もあるでしょう。しかし、どれだけ精度の高い計画が練られていても、適切なタイミングで発動できなければ意図した効果をあげることができません。
 
この記事では、BCPの発動基準や条件から発動フローまで詳しく解説します。BCPは経営陣の決断タイミングや初動が大切です。いつかやってくるかもしれない「その日」に備えて、緊急時の流れを把握しておきましょう。
 

 

BCPを発動する基準・条件とは

 
BCPを発動する基準や条件が曖昧では緊急時の初動が遅れます。また、発動したあとのフローが定まっていなければ、各従業員は適切な対応ができず、被害を最小限に留めるばかりか拡大させてしまう可能性もあります。
 
また、災害発生時は、一瞬の遅れが命取りになることもあるでしょう。計画を迅速に実行できず、目標復旧時間内に中核事業を復旧させることが不可能になってしまう可能性もあります。そのような事態を避けるためにも、発動する基準と条件は明確にすることが重要です。
 
BCPの発動とは、実際に何らかの災害に直面した際に計画を実行に移すことを意味します。会社にとって大きな決断となるため、個人の裁量ではなく、基準を定めておくことが基本です。一般的には、以下の2つの条件を満たしたらBCPを発動するとされています。
 

・ 中核事業のボトルネックが何らかの影響を受けた
・ 早期に対応しなければ目標復旧時間内に中核事業を復旧できない

 
中核事業とは、会社の存続に関わる最も重要性(または緊急性)の高い事業を指し、ボトルネックとは事業の継続や業務復旧の際に、その部分に問題が発生すると全体の円滑な進行の妨げとなるような要素を指します。
 

BCPの発動条件

 
製造業が中核事業の企業を例に、BCPの発動条件を詳しく見ていきましょう。
 
天災で工場の生産機材に被害が出た場合、「ボトルネックに何らかの影響を受けた」状態となります。機材が使えなくなることにより、生産ラインは一時的に停止します。
 
次に目標復旧時間内に中核事業を復旧できるかを検討します。生産機材を複数台所有しており、会社に損害がない範囲で対応ができるのであれば、BCPの発動は必要ありません。
 
一方、早期の復旧が困難な場合は目標復旧時間を導き出します。既にBCPにおいて目標復旧時間を概算しているかもしれませんが、実際に動いている取引や入金までのサイクルから、できるだけ正確に試算しましょう。
 
目標復旧時間内に中核事業を復旧できないと判断した場合、すぐにBCPを発動します。また、以下の災害の場合は一定の基準を定め、ただちにBCPを発動するとよいでしょう。
 

・ 事業所内で火災が発生した場合
・ 大型台風が直撃し、各種警報が発令された場合
・ 震度6以上の地震が発生した場合

 
定めた基準を遵守することも大切ですが、同時に被害の大きさや状況に合わせた臨機応変な対応も求められます。大規模な災害だけでなく、不測の事態によって自社に甚大な被害が想定されるのであれば、躊躇せずBCPを発動させましょう。
 

緊急時におけるBCPの発動フロー

 

 
緊急事態が発生した場合は、以下のように6つのステップでBCPを発動します。
 

・ 緊急事態対策本部の設立
・ 被害状況の確認
・ 事業継続・復旧のための代替手段を実施
・ 従業員の後方支援対応
・ 顧客や取引先への対応
・ 自社の財務対策

 
ここでは、BCPの発動フローについて初期対応を中心に解説します。
 

緊急事態対策本部の設立

 
BCPの発動と同時に、関係者を招集し対策本部を設置します。緊急時において何より重要なことは、指示系統を明確にすることです。災害が発生すると、情報が錯綜し現場が混乱することが予想されます。早急に対策本部を設置することで、情報管理を一元化し混乱を最小限に抑えましょう。
 
また、正しい情報をもとに迅速に意思決定することも大切です。対策本部内でいくつかのチームを作ることで、スピード感のある対応が可能となります。
 

・ 情報収集専任チーム
・ 意思決定専任チーム
・ 広報専任チーム

 
例えば上記のようなチーム分けをすることで、各々の役割に集中して取り組めます。円滑な対策本部運営のためにも、誰がどのチームに所属しどのような対応を行うのかを事前に決めておきましょう。
 
対策本部は本社オフィスのような企業の中核である場所に設立することが望ましいとされていますが、中核拠点が機能しない場合も考えられます。そのため、あらかじめ複数の拠点で対策本部を設立できるよう計画しておくことが大切です。
 

被害状況の確認

 
事業を継続していくことも大切ですが、まずは従業員の安否確認を最優先に行動してください。負傷者がいる場合は、応急手当と病院への搬送をサポートします。また、二次被害が発生しそうな場合は避難を呼びかけるとともに、危険のない範囲で対処を検討しましょう。
 
主な被害状況の確認内容については、以下の4つがあります。
 

・ 従業員の安否
・ 事業所内外
・ 周辺地域
・ 取引先

 
事業所内外の確認では、まず中核事業が復旧できるかを確認しましょう。具体的には、取引データは破損していないか、電気や水道といったインフラに影響が出ていないかを確認します。同時に、事業所だけでなく周辺の被害状況も確認してください。近くで火災などが発生している場合は、二次被害の危険もあるため早急な対処が必要です。
 
合わせて、取引先の被害状況に関する情報を収集しましょう。自社が問題なく中核事業を復旧できても、取引先に甚大な被害があれば生産した製品を納品できない可能性もあります。状況を俯瞰的に把握し、最善の対処を目指しましょう。
 

事業継続・復旧のための代替手段を実施

 
被害状況によって、事業継続・復旧のための代替手段は異なります。そのため、従業員への具体的な指示は被害状況が十分に把握できてからにしましょう。
 
例えば、工場が大きなダメージを受けている場合は、生産ラインをバックアップ用の別工場に移す代替手段を実行します。ボトルネックに影響が出るものの、修理で一時的な対応ができる場合はメンテナンスの手配を行います。
 
代替手段の実施については対策本部が方向性を示し、現場の従業員が実際に対応を行うことが考えられます。対策本部は最短での復旧を目指し、最適な人員配置を意識しましょう。復旧の進捗を確認し、遅れている場所には人員を補強するなど全体のバランスを考えながら事業継続を実施してください。
 

従業員の後方支援対応

 
従業員の中には、自らが被災してしまった人もいるでしょう。
 
例えば、災害によって自宅を失った人に対して、企業は後方支援を行う必要があります。まずは従業員の衣食住を確保し、サポートする姿勢を示しましょう。
 
一方で、被害が少なく勤務が可能な従業員に対しては具体的な指示を出します。BCPを遂行するためには、従業員の協力が必要不可欠です。限られた人員で最大限の効果をあげるためにも、働ける従業員に対して明確な指示を出しましょう。
 
ただし、災害発生時には、電車やバスといった交通インフラが混乱するケースもあります。従業員が安全に帰宅できるよう、配慮することも忘れないように注意が必要です。
 

顧客や取引先への対応

 
中核事業がダメージを受けた場合は、できるだけ早く顧客や取引先に連絡を取り、被害状況を伝えましょう。同時に、相手の被害状況についても詳細な聞き取りを行います。もし、納品物が期日を過ぎてしまうなど相手に損害を与える可能性があれば、代替策も提示できるよう準備することがベターです。
 
BCPに則って円滑に復旧できれば問題ありませんが、余震が長く続くなど想定外に時間がかかる場合もあります。無理に復旧を急げば二次被害を引き起こしかねないため、取引先と密に連絡を取り合い、安全なかたちで取引の再開を目指しましょう。
 

自社の財務対策

 
BCPを発動すると、当面の運転資金が必要となります。災害発生時には、自治体が緊急貸付などの制度を発表することもあるため、財務面での情報収集も積極的に行いましょう。
 
事業所が被災した場合は、修理費用の見積もりを取ったうえで損害保険の対象範囲を確認します。もし十分な資金が確保できなければ、資産の売却を検討するなどの判断も必要です。
 

リスク回避のためにリモートワーク導入の検討を

 

 
リスク回避のためには、リモートワークの導入も有効です。従業員が自宅で勤務することにより災害時のリスクを分散させられます。帰宅困難者が発生するといった問題もありません。
 
また、既に事業所外で働ける環境が整っていると、バックアップの観点からも災害発生時も事業継続がしやすくなります。加えて、ウイルスによる集団感染などにより中核事業に影響が出るケースも発生しています。感染リスクを減少させる意味でも、BCPの一環としてリモートワーク導入を検討してみてもいいかもしれません。
 

まとめ

 
BCPの発動については、フローをあらかじめ確認し迅速な判断で実行することが求められます。また、事業の継続を円滑に進めるためには中核事業への影響を把握し、目標復旧時間を設定することが重要です。
 
BCP発動時は、まず緊急事態対策本部を設置します。対策本部は情報収集・意思決定・従業員への周知など、さまざまな役割が求められます。混乱なく運用するためにも役割分担をしたうえで、専任のチームを作るとよいでしょう。
 
情報収集において、最優先すべきは従業員の安否確認です。被害状況や出社可否に関する情報を効率的に得るためには、安否確認システムを導入がおすすめです。安否確認システム「オクレンジャー」なら、従業員の安否を即座に確認・集計できるほか、緊急連絡網機能もあるため、緊急事態対策本部からの伝達もスムーズに行うことができます。無料トライアルもできるので、ぜひ気軽にお問い合わせください。

記事監修

オクレンジャー

株式会社パスカルは法人向け安否確認システム「オクレンジャー」をご提供し、災害時の正確な安否確認と迅速な緊急連絡を実現しています。

システム開発における30年以上の実績と知見をもとに、使いやすく質の高いサービス提供を続け、140万人以上のお客様にご利用いただいております。企業、病院、官公庁など幅広い企業のBCP対策に貢献し、皆様の安全に貢献しております。

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