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安否確認メールの例文紹介!社内・社外に送る内容とポイントを解説

公開 カテゴリー: 企業の災害対策に関するコラム

 

 

台風や地震、大雨などの自然災害が起こった際に、企業としてまず行うべきなのが安否確認です。社内に対してはもちろんですが、取引先をはじめとした社外に対しても業務が継続しているのか、納品やサービス提供に支障がないかを連絡することは非常に重要です。また、自社が被災した際に、従業員の安否や被災状況をいち早く正確に把握することで迅速な事業の継続や復旧につながります。とはいえ、いざ災害が起こると、どのようにして安否確認をすべきかわからないという方も多いでしょう。

 

災害時になってはじめて「どうすれば過不足なく安否確認の連絡をできるか」や「安否確認の文面はどうすればいい?」と悩む方も多いでしょう。そこで本コラムでは、安否確認メールの例文を社内向け・社外向けそれぞれご紹介するとともに、送る際のポイントを解説します。

 

企業が災害時に社内・社外へ安否確認メールを送る意味

 

災害時に社内・社外へ安否確認を行うのは、ただ単に安全を確認するという意味だけではありません。企業活動を通常通り継続できるかどうか判断するための第一歩として、重要な意味があります。例えば医療機関やインフラを扱う企業などは、災害時であっても事業を継続させる必要があるため、迅速に状況を把握する必要があるでしょう。また、事業継続には何よりもヒトが必要です。非常事態下で事業を続けるための人材が確保できるかどうかは、ただちに確認しなければなりません。

 

さらに、社内の従業員だけでなく、取引先をはじめとした社外の企業が動ける状況にあるかも確認が必要です。もし取引先が被災して納品が滞るようであれば、急いで支援したり代替手段を手配したりといった方策を打ち出さなくてはなりません。

 

いずれにしても、何を最優先として行動すべきか判断するには状況把握が必要不可欠です。そのため、緊急事態時には迅速な安否確認が必須だといえます。

 

災害時に安否確認メールを送る5つのポイント

 

 

災害時には電話がつながらない可能性を考慮して、メールや連絡アプリなどで社内・社外の安否確認を行うと効果的です。その際には以下の5つのポイントに気を付けましょう。

 

1. メールの内容は安否確認だけに絞る
2. 相手の安否を気遣う
3. できるだけ早いタイミングで送信する
4. 相手の負担にならないよう簡潔な文章にする
5. 返信を急かさない

 

1.メールの内容は安否確認だけに絞る

 

安否確認のメールは、内容を安否確認だけに絞って送りましょう。もし安否確認以外の用件があったとしても、他の用件と一緒に送るのは不適切です。不必要にコミュニケーションを取ろうとすると、相手の負担になります。被災直後で余裕がないことを前提にして、メールを作成しましょう。

 

2.相手の安否を気遣う

 

特に取引先をはじめ社外へ安否確認を行う場合は「怪我をしていないか」「日常生活に大きな支障がないか」など、起こった災害に応じて相手を気遣う言葉を入れましょう。被災しているということを念頭に、相手をいたわる気持ちを表します。同時に「弊社一同」という文言を含むと、個人的な心配ではなく会社の総意として送っているのが伝わります。ただし、長文になり過ぎないよう注意が必要です。

 

3.できるだけ早いタイミングで送信する

 

災害が発生してからできるだけ早いタイミングで、安否確認を行いましょう。なるべく早く送ることで、相手への気遣いを伝え、信頼を感じてもらうきっかけにもなります。

 

また、災害後30分ほど経過すると個人・法人問わず連絡を取る人が増えるため、サーバーへ負担がかかって、メールの送受信の遅延や届かない可能性があります。報道により災害発生を知った時点で、安否確認メールを送るとよいでしょう。素早くメールを送ることで、単なる業務連絡ではなく、相手を気遣う気持ちが伝わりやすくなります。

 

4.相手の負担にならないよう簡潔な文章にする

 

時候の挨拶や「お世話になっております。」のような定型の挨拶は省き、できるだけ簡潔な内容にしましょう。

 

非常事態に長文を送ってしまうと、相手に負担をかけるため迷惑です。例えば相手の状況を伺う質問のように返信に文量が必要だったり、確認に時間がかかったりするような問いかけは控えましょう。被災後は多くの取引先から安否確認が届くため、1つ1つに丁寧な返信をする余裕はありません。被災されている相手の状況や、心情を思いやるのが大切です。

 

5.返信を急かさない

 

返信を急かす、返信を促すようなニュアンスは含めないように注意しましょう。

 

状況を把握して今後の動きを決めるためには一刻も早く安否を確認したいでしょう。しかし、被災した相手がすぐに返信できるとは限りません。気が動転していてすぐにメールを返せない、そもそもメールをチェックできない、といった可能性は十分にあります。相手からの返信を焦らず待ちましょう。

 

社内や社外へ送る安否確認メールの例文

 

 

安否確認メールは社内・社外どちらへ送るかによって、内容や文面が変わります。いずれの場合も内容は簡潔にし、選択式にすることで、被災後の混乱状況でも答えやすいように配慮しましょう。それぞれの場合の例文をご紹介するので、実際に送る際の参考にしてみてください。

 

社内・従業員向け安否確認メールの例文

 

社内へ向けた安否確認メールの場合は、簡潔に状況を尋ねるような内容にしましょう。メールを返している余裕がない場合も考えられるので、どのような状況でも返信しやすいように選択式にするのがおすすめです。

 

【社内向け安否確認メールの例文】

件名:【重要】安否状況確認
本文:
各位
こちらは<企業名>防災担当です。
先ほど発生した地震に関しての安否確認メールです。
状況を下記数字にて返信してください。
1)無事
2)軽傷
3)重傷

 

上記のような本人の状況確認以外にも、必要に応じて下記のような事柄も確認しておきましょう。

 

● 家族の状況
● 現在の居場所
● 社外にいる場合の出社可否
● 出社可能な場合の交通手段
● 自宅の状況
● 任意の連絡事項

 

メールで返信してもらう方式以外にも、メール本文に回答URLを貼って、リンク先で質問項目に対しチェックを付けてもらう方法もあります。確認したい項目の数や従業員の数に応じて使い分けるとよいでしょう。

 

社外・取引先向け安否確認メールの例文

 

社外への安否確認メールは、災害による被害を知り、心配している旨をしっかりと伝えましょう。ただし内容は簡潔なものにし、「どのような状況ですか?」といった漠然とした質問は控えることが大切です。もし納期や打ち合わせなど、先方との間に予定があったのであれば、キャンセル・延期など対応を伝えるのも良いでしょう。

 

【社外向け安否確認メールの例文】

件名:災害のお見舞い申し上げます

本文:
<相手企業名>○○様

 

今朝のニュースで、この度の<台風や地震など災害>の被害が甚大であったことを知りました。

貴社に被害が及んでいないかと弊社一同とても心配しております。

○○様をはじめ社員の皆様にお怪我などなかったでしょうか。貴社ならびに従業員の皆様方が、くれぐれもご無事でいらっしゃることを祈念いたしております。

今月の<納期・打ち合わせなど>に関しては、お気遣いなさらないでください。
私共で何かお役にたつことがございましたら、どうぞご遠慮なくお申し付けください。

取り急ぎのメールにて恐縮ではございますが、皆様のご無事を祈り、弊社を代表してお見舞い申し上げます。

<企業名>○○

 

確認事項がある場合は、社内への安否確認メールと同様に選択式の質問や回答URLを貼っておくと、被災状況を把握しやすくなります。選択式であれば取引先にとっても、被災後の慌ただしい中でも答えやすいでしょう。

 

取引先の安否の確認が取れたら、被災状況(生産設備や在庫の状況、納品の可否など)を迅速に把握し、対応を決めましょう。被害状況次第では、代替の企業を見つけたり、在庫を抱えないよう生産の中止を命じたりする必要があるかもしれません。

 

安否確認メールへの返信は速やかに行う

 

協力会社や取引している企業から安否確認メールが届いた際は、状況が落ち着き、会社が営業を開始したら速やかに返信しましょう。安否確認メールには、今後の取引や納期などを確認したい、という意味も含まれています。なるべく早く状況を伝えることで、相手の企業が今後の事業継続の判断をしやすくなります。

 

相手の事業内容によっては、事業再開を急ぐあまり、返信がない間に他の企業と契約してしまうかもしれません。もしくは被害を知らず、通常通り運転した結果、在庫を抱えてしまう可能性もあります。なるべく早く被災状況を共有しましょう。

 

返信内容としては、まず安否確認をいただいたことにお礼を述べ、人的被害の状況や自社の置かれている状況を伝えます。「営業できるのか」「納期を延ばす必要があるのか」など、双方の動きを考えられるように、できるだけ詳細な情報を伝えましょう。

 

安否確認には「安否確認システム」がおすすめ

 

災害時に企業活動を滞らせないためには、安否確認を行うことが重要です。社内はもちろんですが、取引先をはじめとした社外へも同様に安否確認が必要です。なるべく早く正確な状況を把握できるようにしましょう。

 

安否確認の手段には、メールやチャットといった方法がありますが、「安否確認システム」の導入が一番おすすめです。安否確認システムは安否確認に特化した連絡ツールです。災害を検知すると自動で安否確認メールを一斉送信できるため、一人ひとりに送る手間を省き、送り忘れを防ぐことができます。回答を自動集計する機能も備わっているため、一目で状況を判断できるのも安否確認システムの強みです。

 

また、安否確認システムには安否確認メールのテンプレートが用意されています。災害時に例文を探したり、文章を考えたりする必要がなくなり、瞬時にメールを配信できます。

 

これから安否確認システムの導入を検討している方は、ぜひ「オクレンジャー」をご検討ください。運用開始より10年以上の実績がある「お客様目線の使いやすさ」を追求したシステムです。 会社規模や従業員数に応じたカスタマイズも対応できるので、ぜひ一度ご相談ください。

記事監修

オクレンジャー

株式会社パスカルは法人向け安否確認システム「オクレンジャー」をご提供し、災害時の正確な安否確認と迅速な緊急連絡を実現しています。

システム開発における30年以上の実績と知見をもとに、使いやすく質の高いサービス提供を続け、140万人以上のお客様にご利用いただいております。企業、病院、官公庁など幅広い企業のBCP対策に貢献し、皆様の安全に貢献しております。

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